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(Fast) alles zur Eventkommunikation

Eventkommunikation wird zu einer immer wichtigeren Aufgabe. Wie können die Marketing- und PR-Kanäle die Events zum Erfolg führen?
Lianatech GmbH | 24.03.2016

Immer häufiger müssen sich die Marketing- und Kommunikationsteams in den letzten Jahren mit der Organisation von Events beschäftigen. Heute stellt die Eventkommunikation einen immer größeren Teil ihres Arbeitsbildes dar. Außerdem stehen den Organisatoren immer mehr Tools zur Verfügung, die helfen, die Events durchzuführen. Viele Dinge sind jedoch noch immer genauso wie vor ein paar Jahren.

Wie sieht die Eventkommunikation im Jahr 2016 aus?

Zuvor, während und danach


Alles beginnt mit der Erstellung eines Kommunikationsplanes. Dieser sollte den Zeitrahmen, Ziele, Kanäle, Tools und Wege die Kommunikation zu messen beinhalten.

Wenn der grobe Plan erstellt wurde, ist es an der Zeit, die Ziele zu unterteilen, dabei kann zum Beispiel mit den Kanälen begonnen und mit dem Zeitplan fortgesetzt werden. Es kommt auf das Event an, ob der Plan kompliziert oder ausführlich sein muss, ein erfolgreiches Event erfordert jedoch Planung und Zeitmanagement.

Wenn die Eventkommunikation für größere Events geplant werden soll, ist der Zeitrahmen oft sehr lang. So beginnt die Eventkommunikation für ein jährliches Event bereits bevor das Diesjährige abgeschlossen ist. Wenn es sich um eine Serie an Events oder jährliche Veranstaltungen handelt, ist ein Teil der Kommunikation nach dem Event schon Marketing für das Nächste.

Pressemitteilungen

Das Versenden der Pressemitteilungen sollte im Voraus geplant werden. Wenn es um ein neues Event geht, sollte die Kommunikation darüber längere Zeit vor dem Event beginnen. Pressemitteilungen über das Event sollten dann regelmäßig und in logischer Abfolge bis zum Beginn des Events gesendet werden. Wenn es sich um ein jährliches Event oder eine Serie handelt, sollte die nächste Veranstaltung schon in der letzten Pressemitteilung zum derzeitigen Event erwähnt werden.

Pressemitteilungen zum Event können beispielsweise in der folgenden Reihenfolge veröffentlicht werden:

‌• Pressemitteilung mit dem Datum und den ungefähren Inhalten beim zukünftigen Event

‌• Pressemitteilung zur Finanzierung des Events und der Partnerschaften

‌• Pressemitteilung über die Präsentationen, Sprecher, Inhalte usw. – Diese Informationen können auch unterteilt werden, wenn das Event groß ist oder wenn die Sprecher nur nacheinander zusagen

‌• Pressemitteilung nach dem Event – Bildergalerie

‌• Es können auch Pressemitteilungen veröffentlicht werden, die sich genauer mit den Inhalten beschäftigen, denn diese haben eine höhere Wahrscheinlichkeit von Magazinen näher behandelt zu werden. Das Event kann auch aus einem interessanten Blickwinkel betrachtet werden, wie zum Beispiel seiner Geschichte. Pressemitteilungen können sich auch auf die Gründungsgeschichte des Events konzentrieren oder auf Meinungen zum Event. Dafür sollten Interviews angeboten werden.

‌• Es ist auch wichtig, Informationen über das Ende des Ticketverkaufs, das Hinzufügen von neuen Tickets usw. zu veröffentlichen, denn es ist wichtig, dass in den Medien über das Event berichtet wird.

Bilder, Videos, Zitate und Anhänge sollten auf keinen Fall vergessen werden – Und außerdem sollten Gespräche mit den Journalisten geführt werden, die die Pressemitteilung geöffnet und gelesen haben – Per Telefon oder Social Media zum Beispiel.

Es ist zudem wichtig, die Pressemitteilung online zu veröffentlichen, damit Nutzer auf relevante Inhalte stoßen können, wenn sie in Suchmaschinen nach dem Event suchen.

Wenn das Unternehmen oder die Organisation über keine eigene Datenbank mit Kontakten der Journalisten verfügt, sollten die Pressemitteilungen über einen Service veröffentlicht werden. Über einen Service können die Pressemitteilungen genau gezielt zum Beispiel an Journalisten im Kulturbereich in der Region versandt werden.

E-Mail Kommunikation

Die Gäste können mit stylischen E-Mail Einladungen eingeladen werden. Es lohnt sich, die Einladung als logische Nachrichtenkette zu versenden. Zum Beispiel so:

‌• Save the date -Einladung ohne Registrierung oder Möglichkeit zum Kauf der Tickets

‌• Offizielle Einladung, die auf eine Site mit der Anmeldung oder Registrierung hinweist

‌• Eine weitere Einladung als Erinnerung nur an diejenigen, die sich noch nicht Registriert haben – Excel-Listen sollten nicht von einem System zum Nächsten übertragen werden, stattdessen sollten gerade bei größeren Events die Informationen automatisch zwischen dem CRM und anderen Systemen übertragen werden

‌• Möglicherweise noch eine Erinnerung kurz vor dem Event

Einladungen per E-Mail sind im Vergleich mit traditionellen Einladungen, die per Post versendet werden, günstiger und können gleichzeitig an tausende Empfänger gesendet werden. Bei der Registrierung für das Event können die E-Mail Adressen erfragt werden, diese Liste kann als E-Mail Liste für alle wichtigen Informationen verwendet werden. Heute können Einladungen auch als Videos in E-Mails versendet werden. Videos sprechen Empfänger sehr gut an.

Die wichtigsten Informationen sollten in einem Infopaket per E-Mail kurz vor dem Event versendet werden – Wenn in der Location keine zuverlässige W-Lan Verbindung zur Verfügung steht, sollte die Möglichkeit angeboten werden, eine PDF auf mobile Geräte herunterzuladen. Da die Informationen von den Nutzern mehrmals während des Events gecheckt werden, sollten sie mobil-optimiert sein. Tipp: Viele E-Mail Marketing Systeme bieten auch Erinnerungen per SMS an. Eine zur richtigen Zeit gesendete SMS-Erinnerung kann die Anzahl der Teilnehmer vervielfachen.

Nach dem Event können Nachrichten zum Beispiel mit der Bitte um Feedback per E-Mail gesendet werden. Es sollten auch diejenigen nicht vergessen werden, die sich zwar angemeldet haben, aber dann nicht zum Event erschienen sind. Wenn die offiziellen Fotos fertig sind, kann eine Event-Seite erstellt werden, auf der die Bilder der Fotografen, Videos und Social Media Feeds zum Event gesammelt werden. Ein Link zu dieser Site kann auch per E-Mail versendet werden. Wenn das Event wiederholt wird, sollten die Besucher bereits an die nächste Veranstaltung erinnert werden.

Event Site

Die Registrierung sollte einfach und schnell auf einer stylischen Anmeldeseite angeboten werden – Sollte die Anmeldung zum Event etwas kosten, sollte die Zahlung gleichzeitig stattfinden. Die Verantwortlichen sollten die Situation entweder über einen E-Mail Feed oder einen Live Link beobachten. Auf der Event Site lohnt es sich mit Videos oder Bildern zu arbeiten.

Nach dem Event kann die Site als Bildergalerie oder für Feeds verwendet werden, so kann das Online Brand bis zum nächsten Jahr aufrecht erhalten werden. Auf der Event Site sollten auch im Voraus Informationen zum nächsten Event, dem Datum und den Inhalten, zu finden sein.

Social Media

Die Rolle von Social Media für ein Event ist sehr wichtig. Vor dem Event erhält es Aufmerksamkeit durch die Pressemitteilungen, Einladungen und die Visibility auf Social Media. Während des Events können sich die Besucher über Social Media vernetzen und das Event durch selbst produzierte Inhalte lebendig und sichtbar halten.

Tipps für die Nutzung von Social Media vor dem Event:

‌• Unterteilen von Social Media in wichtige und weniger wichtige Kanäle: Konzentration auf die Wichtigsten, aber die anderen nicht komplett vergessen

‌• Wenn die Zielgruppe auf Facebook aktiv ist, sollte auch dort ein Event erstellt werden – Niemals vergessen, die Einladung mit so Vielen wie möglich teilen

‌• Zeigen, was hinter den Kulissen abläuft auf Instagram, Snapchat oder Periscope

‌• Teilen der Bilder früherer Events zum Beispiel auf Facebook oder Pinterest

‌• Ein Hashtag für das Event erstellen und es in der Kommunikation für das Event nutzen

‌• Die Social Media Kanäle sollten immer auf dem Laufenden gehalten werden – am meisten sollte am Tag des Events gepostet werden

‌• Konzentration auf die Geschichte: Die Menschen hinter dem Event, die Präsentationen, die Hintergrundgeschichte des Events usw. Nicht nur "Tickets jetzt erhältlich"-Updates. Monitoring der Konkurrenz ist genauso wichtig

‌• Eine App, mit der gemeinsam Inhalte erstellt und aktualisiert werden können, hilft bei der Organisation des Events. Zum Beispiel Storify.

‌• Die Besucher können gebeten werden, sich über ihre Social Media Profile anzumelden. So können die Besucher sehen, wer sich auch angemeldet hat und planen, wen sie auf dem Event treffen wollen

‌• Sofort zu Beginn der Eventkommunikation sollten Unternehmen über Social Media Monitoring Tools die Aufmerksamkeit beobachten und versuchen zu erkennen, wie sich das Interesse am Event entwickelt. Wichtig ist die Teilnahme an der Diskussion, Reaktionen auf Kommentare und eigene Antworten

‌• Vor dem Event kommen Zitate, Tweets und Bilder erstellt werden, die fertig eingeplant werden können

Und während des Events:

‌• Jede Kommunikationsaktion für die Besucher, alle Präsentationen, Materialien und Reden sollten auf die richtigen Social Media Diskussionen und Hashtags verweisen

‌• Die Aktionen in Social Media sollten beobachtet und auf sie reagiert werden

‌• Die Social Media Kanäle sollten während des Events aktiv sein – Storify hilft zum Beispiel beim Live Blogging

‌• Live Feeds sollten qualitativ hochwertig sein, besonders wenn sie später auf Snapchat oder ein dauerhaftes Medium übertragen werden

‌• Die Besucher sollten dazu ermutigt werden, Inhalte zu teilen, zu diskutieren, zu kommentieren und Bilder aufzunehmen. Auf dem Event sollten gute Plätze zum Fotografieren zu finden sein, in deren Hintergrund zu sehen ist, um welches Event es sich handelt

‌• Kreativität zahlt sich zum Beispiel durch Photobooths oder Schatzsuchen aus. Eventmobi hilft, das Teilen von Inhalten spielerisch zu gestalten

‌• Diskussionsfeeds sollten auf Monitoren angezeigt werden

Nach dem Event sollte festgestellt werden, was in Social Media und den traditionellen Online Medien im Zusammenhang mit dem Event passiert ist. Wer wurde in welchem Umfang angesprochen, was hat funktioniert und was nicht? Das Media Monitoring Tool hilft dabei, einen schnellen Bericht zu erstellen.

Teilnahme

Social Media spielt eine große Rolle für die aktive Teilnahme während des Events, aber es gibt auch andere wichtige Wege, Aktivität zu fördern, zum Beispiel:

‌• Chat zwischen den Besuchern ermöglichen

‌• Echtzeit Reaktionen und Bewertungen der Präsentationen

‌• Über sli.do können Echtzeit Q&A-Sessions verwaltet werden. Das gleiche Tool ermöglicht es, die Präsentationsmaterialien für mobile Geräte zu teilen

‌• Wie können Menschen in anderen Städten/Ländern an dem Event teilnehmen?

Interne Kommunikation


Damit das Event positiv für alle Beteiligten abläuft, muss die interne Kommunikation stimmen, die Kommunikation mit Freiwilligen spielt dabei zum Beispiel eine wichtige Rolle.

‌• Alle wichtigen Informationen müssen an einem Ort gespeichert werden, auf den alle zugreifen können, beispielsweise Google Drive

‌• Auf Whatsapp oder Skype können verschiedene Gruppen für kurze Mitteilungen eingerichtet werden, damit die Kommunikation schnell ablaufen kann

‌• Das Erstellen von Inhalten kann durch Storify vereinfacht werden

‌• Allen nur die Informationen über das digitale System zukommen lassen, die sie brauchen

Scheint es so, als bräuchte Ihr Tool für die Eventkommunikation ein Update? Über LianaPress können Sie Pressemitteilungen an die richtigen Journalisten senden und Ihre Pressemitteilungen einfach und schnell erstellen und verwalten. Die Monitoring Tools der Liana PR Cloud beobachten Online und Social Media und die Diskussionen in ihnen, in denen Sie erwähnt werden. Beim Versenden von E-Mail Marketing Nachrichten und SMS hilft LianaMailer, mit dem auch Videos versandt werden können. LianaCMS hilft dabei, beeindruckende Event Sites zu erstellen, auf denen sowohl Bilder- als auch Videogalerien integriert werden können.

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