Unternehmen wissen meist recht genau, was sie mit einem Newsletter erreichen möchten. Dies reicht von Kundenbindung bis zu Direktverkauf. Die Kunst einer guten Newsletter-Gestaltung ist jedoch, Leser zu binden und deren Interesse dauerhaft zu halten. Ist der Abonnent „genervt“ oder fühlt er sich nicht angesprochen, so ist es schwierig, ihn zurück zu gewinnen. Deswegen sind ein gutes Newsletterkonzept und eine saubere Realisierung wichtig.


Grundlage und Zielgruppe: Abonnentendatenbank

Der Anfang ist zäh und datenlastig: Wer ist im bestehenden Verteiler enthalten? Ist die Zielgruppe einheitlich oder bietet es sich an zu segmentieren? Habe ich bei allen Datensätzen einen Ansprechpartner? Ist der Nachname korrekt formatiert, also der erste Buchstabe groß, der Rest klein? Welche weiteren Informationen habe ich über meine Kunden, die sich für eine weitere Personalisierung oder Segmentierung eignen?

Gewöhnlich steht am Anfang eine Analyse und Überarbeitung des Verteilers: Anpassung der Schreibweise, Recherche der Ansprechpartner, Einteilung in Zielgruppen, etwa nach Produktkauf, Sprache, Branche, Region, Alter oder Geschlecht.


Das Arbeitsmittel: Mailing-Software

Unabdingbare Grundlage ist eine professionelle Mailing-Software, die einige Funktionen aufweisen muss: Eine gute Software sollte ein gutes Adressmanagement haben. Dies umfasst den einfachen Im- und Export von Dateien und die Möglichkeit nach verschiedenen Kriterien Dubletten abzugleichen. Außerdem ein funktionierendes und frei konfigurierbares An- und Abmeldemanagement, ein gutes Bounce- (Rückläufer-)Management und die Möglichkeit, Zielgruppen nach verschiedenen Kriterien zu bilden. Darüber hinaus ist eine HTML-/Plain-Text-Template-Funktion für den HTML-ungeübten User vorteilhaft. Eine Übersicht über die Leserreaktionen durch die Auswertung von Öffnungs- und Klickrate bietet die Möglichkeit der Kampagnenüberprüfung.


ASP oder Lizenzsoftware?

Eine Application Service Provider(ASP)-Lösung oder eine eigene Softwarelösung? Mit einer ASP-Lösung erspart man sich gegenüber einer eigenen hausinternen Lösung viel Arbeit und auch so manchen Ärger mit Hard- und Software. Kalkuliert man die Arbeitszeit mit ein, so sind ASP-Lösungen meist kostengünstiger.

Die meisten großen deutschen Software-Anbieter sind in der Certified Senders Alliance (CSA) und bei den großen E-Mail-Providern in einer Positivliste als „No-Spam“ white gelistet. Sie stehen außerdem im kontinuierlichen Kontakt mit diesen. Das bedeutet konkret, dass auf Providerebene die Massen-E-Mails durchgestellt werden. Für Sie bedeutet das, dass durch die Zusammenarbeit mit einem professionellen Software-Anbieter die unumgängliche Kommunikation mit den E-Mail-Service-Providern entfällt. Auch muss nicht bei jedem Provider ein Testaccount eingerichtet und die Zustellbarkeit jedes Mailings getestet werden.

Außerdem bieten einige große Lösungen, wie zum Beispiel mailingwork/pn.mail, schon einen integrierten Spamfilter- und Zustellbarkeitstest an. Inklusive ist eine Vorschaufunktion in allen relevanten Webmailern und EMail-Clients. Kleine Screenshots zeigen, wie das jeweilige Mailing in den Posteingängen dargestellt wird, von Strato über Outlook 2007 bis hin zum „Problemkind“ Lotus Notes. So wird sichergestellt, dass Ihre Mailings bei den Abonnenten sicher und gut ankommen.


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