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Blacklisting: Ein 5 Punkte Plan

Was tun, wenn Ihre IP auf der Blocklist von Spamhaus erscheint.
Return Path | 03.07.2013

Fachartikel von John Pollard, Senior Consultant, Professional Services

Viele Unternehmen kommen in E-Mail-Krisensituationen auf Return Path zu – zum Beispiel wenn ihre IP-Adresse oder Domain auf einer der wichtigsten Blacklists (oder auch Blocklists) erscheint: Spamhaus. Spamhaus verfolgt das Ziel, Spam-Aktivitäten und -Quellen im Internet aufzuspüren und Netzwerke mit Hilfe von Anti-Spam Schutzmaßnahmen in Echtzeit vor diesen Angriffen zu schützen. Wenn Ihre IP-Adressen oder Domains auf der Spamhaus Liste erscheinen liegt das daran, dass Spamhaus Aktivitäten wahrgenommen hat, die darauf hindeuten, dass von Ihrer IP oder Domain Spam oder andere Schadmails verschickt werden.

Da viele Internetdienstleister der Einschätzung von Spamhaus folgen und E-Mails von dort gelisteten IP-Adressen und/oder Domains vermehrt blocken oder in den Spam-Ordner zustellen, hat eine Listung bei Spamhaus immer auch direkte Folgen auf die E-Mail Zustellbarkeit und damit den Response. Doch die positive Nachricht ist, dass legitime Versender eine Entfernung von der Liste beantragen können, indem sie beweisen, dass Sie das verursachende Problem identifiziert und beseitigt haben.

Die folgenden 5 Schritte helfen, im Fall der Fälle richtig zu handeln.

1. Schritt: Verlieren Sie keine Zeit. Jetzt ist sofortiges Handeln gefordert!

Wie dringend ist das Problem tatsächlich? So dringend, dass es 100 % Ihrer Aufmerksamkeit erfordert. Pausieren Sie deshalb Ihren E-Mail Versand so schnell wie möglich.

Wie groß ist das Problem? Identifizieren Sie mittels der Reputation Monitor Lösung von Return Path, welche IP-Adresse(n) oder Domains auf der Spamhaus Liste stehen – oder nutzen Sie den „Blocklist Removal Center“ von Spamhaus.

Warum ist das Problem aufgetreten? Prüfen Sie die kürzlich versendeten E-Mails. Gab es etwas Außergewöhnliches, das zu der Aufnahme in die Blocklist geführt haben könnten? Haben Sie eine neue Liste gekauft oder gemietet – oder eine ältere Liste seit längerer Zeit zum ersten Mal wieder verwendet?

2. Schritt: Setzen Sie sich mit Ihrem Account Manager bei Return Path in Verbindung sowie mit Ihrem ESP und/oder ISP

Ihr Return Path Account Manager steht Ihnen unterstützend und beratend zur Seite.

Proaktivität ist gefragt. Informieren Sie Ihren E-Mail Dienstleister und/oder ISP. Die Spamhaus Delisting Procedure macht es erforderlich, dass der ESP oder ISP Spamhaus kontaktiert, Informationen dazu bereitstellt, warum es dem Problem kam und die Schritte beschreibt, die unternommen werden, um es in den Griff zu bekommen.

3. Schritt: Prüfen Sie Ihre Versand-Infrastruktur und Ihr Versand-Verhalten. Gibt es Bereiche, die verbessert werden könnten?

Liegt es an der Versand-Infrastruktur? Werden E-Mail-Adressen, die einen Hard Bounce ausgelöst haben direkt entfernt? Wie steht es um die Feedback-Loop-Prozesse? Werden E-Mail Adressen von Adressaten, die Ihre E-Mails als Spam eingestuft haben von weiteren Mailings ausgeschlossen?

Wie kommen Sie an neue E-Mail Adressen? Welchen Quellen nutzen Sie und gibt es Listen (ob gekauft oder gemietet), denen Sie nicht zu 100 % vertrauen können? Stellen Sie sicher, dass Sie im Sinne eines Permission-based Marketings nur denjenigen Kontakten E-Mails schicken, die sich explizit für den Empfang angemeldet haben. Double Opt-in bietet sich hier als Best Practice – auch international – an.

Wie aktiv interagieren Ihre Adressaten mit Ihren E-Mails?
Wenn ein Abonnent schon seit sechs Monaten Ihre E-Mails weder öffnet noch klickt ist es an der Zeit, ihn von der Verteilerliste zu nehmen. Überlegen Sie auch, nach welcher Phase der Inaktivität sich Re-engagement Kampagnen anbieten (dies ist von Business zu Business unterschiedlich).

Liefern Ihre Kennzahlen die Antwort? Werten Sie in Ihrem Reporting alle Kampagnen konsequent aus? Wenn Sie einen plötzlichen Anstieg der Rate unbekannter Nutzer bemerken, eine steigende Beschwerderate oder sogar Spamfallen-Treffer sollten Sie sich um die Behebung des Problems kümmern, bevor Sie neue Kampagnen versenden.

4. Schritt: Listen Sie die notwendigen Schritte auf und senden Sie diesen auch zu Ihrem ESP und/oder ISP

Zusammenarbeit. Ihr ESP oder ISP sollte sich mit der Liste der vereinbarten nächsten Schritte an Spamhaus wenden.

Knapp aber aussagekräftig. Da Spamhaus viele Anfragen erhält ist es umso wichtiger die Aussagen knapp zu halten. Listen Sie auf, wie es zu dem Problem kam sowie was bereits unternommen wurde und noch unternommen wird, um das Problem in Zukunft zu vermeiden.

Was tun, wenn der ESP oder ISP nicht verfügbar ist, um Spamhaus zu kontaktieren? Setzen Sie sich selbst mit Spamhaus in Verbindung. Verwenden Sie dazu den Link, der im Rahmen der Listung Ihrer IP oder Domain genannt wird. Senden Sie an diese Adresse den Aktionsplan, bestätigen Sie auch hier nochmals, dass Sie das Problem ernst nehmen und die notwendigen Schritte unternehmen, um es schnellstmöglich zu lösen.

5. Schritt: Setzen Sie diese Schritte konsequent um

Setzen Sie den vereinbarten Aktionsplan konsequent um. Nur einen Plan zu haben wird nicht ausreichen, um Spamhaus zu überzeugen, Ihre IP oder Domain wieder von der Blocklist zu entfernen. Natürlich stellt dieser Plan den ersten Schritt dar, doch benötigt Spamhaus konkrete Beweise dafür, dass das Problem erkannt und beseitigt wurde. Wenn die Lösung nur kurzfristig war und Ihre IP oder Domain erneut auf die Blocklist kommt wird es dann nur umso schwieriger, sie wieder von der von der Liste zu entfernen.

Und obwohl es keine Garantie dafür gibt, dass Ihre IP oder Domain von der Blocklist entfernt wird, wenn Sie diese Schritte befolgen, so zeigen unsere Erfahrungen doch, dass Ihre Chancen damit deutlich besser stehen. Aber nicht vergessen: Vorbeugen ist die beste Medizin!