print logo

10 Tipps für wirkungsvolle E-Mail-Texte

Der Erfolg geschäftlicher E-Mails beginnt bei professionellen Texten. Die Beachtung von Rechtschreibung alleine reicht dabei längst nicht aus.
Pamela Obermaier | 16.10.2017
 

E-Mails als Kommunikationsmittel sind aus unserem Berufsalltag schon lange nicht mehr wegzudenken. Geschätzte achtzig Prozent unserer Interaktionen laufen inzwischen über dieses Tool. Haben Sie sich schon einmal überlegt, wie viele berufliche E-Mails dadurch täglich in den Posteingängen Ihrer Kollegen, Kunden oder Geschäftspartner landen, die gelesen und beantwortet werden müssen? Viele davon werden als Zeitverschwendung und damit als ein Ärgernis empfunden, weil sie lieblos oder gar unprofessionell verfasst worden sind, in ihnen zu lange um den heißen Brei geschrieben wurde, sie Tipp- oder Rechtschreibfehler enthalten, unhöflich daherkommen oder sich aus anderen Gründen unpassend lesen. Die häufigsten Fehler sind Unachtsamkeit, mangelndes Überlegen und die „Ist ja nur eine E-Mail“-Mentalität, die sich im Alltag einschleichen kann. Wenn Sie allerdings die folgenden zehn Punkte berücksichtigen, hinterlassen Sie mit Ihren E-Mails einen guten Eindruck:

1. Es beginnt bei der Adresse!

Was so logisch klingt, wird oftmals nicht berücksichtigt: Bei bislang unbekannten Adressaten lohnt es sich, im Vorfeld bestmöglich zu recherchieren, wer Ihr tatsächlicher Ansprechpartner ist, um die Nachricht nicht „irgendwohin“ zu schicken. Sie in diesem Fall an mehrere Menschen zu senden, kann zum Nachteil geraten, wenn sich dadurch niemand konkret zuständig fühlt, sondern davon ausgeht, dass schon einer der anderen darauf reagieren wird. Und jemanden CC zu setzen, macht auch nur dann Sinn, wenn er die Information tatsächlich benötigt – ansonsten rauben Sie der betreffenden Person Platz im Posteingang und wertvolle Arbeitszeit.

2. Nutzen Sie die Betreffzeile!

Verwenden Sie in der Betreffzeile Schlüsselbegriffe, durch die der Adressat sofort zuordnen kann, worum es geht. Ganze Sätze sind hier nicht zielführend, sondern Stichworte, die wie eine Headline zu verstehen sind. Wenn Sie dem Leser durch ein „Antwort bis 31. Juli erbeten“ oder ein „Bitte um Zulieferung bis 4. Oktober“ bzw. durch den Hinweis „zu Ihrer Information“ auch schon mitteilen können, ob von seiner Seite her Handlungsbedarf besteht oder er die Nachricht einfach nur lesen soll, erleichtern Sie ihm seinen Tag ebenfalls. Gern gesehen wird es außerdem, wenn sie in jeder E-Mail immer nur ein Thema bedienen, weil durch die dazugehörige Betreffzeile dadurch zu einem späteren Zeitpunkt immer alles schnell gefunden werden kann. Sätze wie „Hallihallo, lange nichts mehr von Ihnen gehört“ (das ist kein erfundenes Beispiel!) haben im Betreff nichts verloren ... und in Wahrheit auf diese Art und Weise auch in der gesamten geschäftlichen E-Mail nicht.

3. Vergessen Sie nicht die persönliche Anrede!

Eine E-Mail soll zwar kurz sein, aber das bedeutet nicht, dass sie flapsig wirken darf. Sprechen bzw. schreiben Sie die Person, an die Ihre Nachricht gerichtet ist, mit ihrem Namen an – und schreiben Sie den bitte richtig ab! Wie oft ich in E-Mails mit „Frau Obermair“, „Frau Obermayer“, „Frau Oberhammer“ oder sogar „Herr Obermeier“ angeschrieben werde, ist schon erstaunlich. Freilich gibt es Nachnamen mit noch wesentlich höherem Verschreibungspotential – gerade bei fremdsprachigen Namen –, und die Autokorrektur ist auch nicht immer hilfreich, aber das alles sollte keine Ausrede sein, sich nicht die Zeit zu nehmen, genau nachzusehen, wie sich die betreffende Person schreibt.

Die weitläufig verwendete Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren“ sollten Sie nur im Notfall wählen, weil sie eine gewisse Anonymität mitschwingen lässt. Ob Sie Ihren Text dann allerdings mit „Guten Tag“ oder „Sehr geehrte(r)“ beginnen, macht keinen großen Unterschied in der Wirkung, aber „Liebe Frau“ sollten Sie erst wählen, wenn Sie bereits mit der Dame zu tun hatten und es ein warmherziges, freundliches Aufeinandertreffen oder ein ebensolcher Schriftverkehr war – ansonsten wirkt das zu intim. Absolut unpassend ist ein zu lockerer Einstieg wie „Hey“, „Hi“ oder „Servus“. Selbst ein „Hallo“ wird meiner Erfahrung nach oftmals als zu lässig und leger oder aber als zu wenig freundlich verstanden, wobei es in Kombination mit dem Namen („Hallo Herr Mustermann“) wesentlich besser aufgenommen wird, als wenn auf die persönliche Anrede verzichtet wird und der Text nach dem „Hallo“ sofort beginnt.

Das Gegenteil von persönlich ist übrigens etwa ein bei allen Personen verwendeter Claim. Selbst wenn Ihnen eine PR-Agentur irgendwann mal mit guter Absicht dazu geraten haben sollte, Ihre Mails immer mit dem selben Satz zu beginnen, um Ihre Firma zu branden, so kann das eher nervig und lächerlich als besonders kreativ ankommen. Würde ich etwa jede E-Mail mit „Sehr geehrte Frau Müller, Pamela Obermaier macht Sie textsicher!“ einleiten, so würden das meine Kunden eventuell beim ersten Mal noch originell finden, aber beim zweiten oder spätestens dritten Mal dann wohl eher die Augen verdrehen, weil sich so etwas recht schnell abnutzt und dann aufdringlich und unpassend wirkt.

4. Fassen Sie sich kurz und kommen Sie rasch auf den Punkt!

Geschäftliche E-Mails sind kein geeigneter Ort, um sich im kreativen Schreiben zu üben. Formulieren Sie deshalb nicht in zu verschachtelten Sätzen, konzentrieren Sie sich auf einen Gedanken pro Satz und denken Sie immer daran, dass die Würze durchaus in der Kürze liegen kann! Gerade am Smartphone könnte es für den Rezipienten nämlich richtiggehend mühsam werden, eine romanartig lange Nachricht lesen zu müssen. Ausgenommen davon sind selbstverständlich Nachrichten, die beispielsweise einem schriftlichen Brainstorming dienen, wenn beide Parteien das so möchten. Verschonen Sie Ihren Leser aber auch in diesem Fall mit Fakten, die er bereits kennt, sondern konzentrieren Sie sich auf das, was jetzt (neu) von Belang ist – außer das Aufzählen der Parameter dient einem Gesamtüberblick.

5. Formulieren Sie freundlich, wohlwollend und höflich!

Manche E-Mails lesen sich irgendwie patzig und unhöflich. Das liegt am Ton, der zwischen den Zeilen mitschwingt und der sich gerade bei ärgerlichen Situationen, die schriftlich geklärt werden sollen, nicht leugnen lässt. Ein Lächeln auf den Lippen während des Schreibens wirkt diesbezüglich übrigens Wunder. Lesen Sie Ihre E-Mail unbedingt vorm Absenden – am besten mit einem Zeitpuffer zwischen dem Verfassen und dem Abschicken – nochmal durch, um das zu überprüfen! Und verzichten Sie gänzlich auf Wörter in Großbuchstaben, DENN DURCH SIE FÜHLT SICH DER LESER GENAUSO ANGESCHRIEN WIE DURCH MEHRERE RUFZEICHEN!!!!!!, wie Sie vermutlich selbst gerade bemerkt haben werden.

6. Drücken Sie sich eindeutig und unmissverständlich aus!

Sie wollen verstanden werden und den Adressaten nicht quälen, also vermeiden Sie es weitgehend, in einer Art Fachchinesisch zu formulieren oder zu bemüht intellektuell zu klingen. Derlei Formulierungen kommen nicht so gut an, wie Sie vielleicht glauben. Eine einfache Sprache und ebenso einfach gestaltete Satzkonstellationen führen schneller zum Ziel. Vermeiden Sie verneinende und andere negative Formulierungen wie „leider“, „bedauernswerterweise“, „nicht“ oder „kein“, wenn das inhaltlich möglich ist! Es ist zudem ratsam, vorrangig im Aktiv sowie im Verbalstil zu schreiben („Ich werde mich gern darum bemühen“ löst etwas anderes aus als „Das Bemühen um diese Angelegenheit wird auf meiner Seite liegen“, und das nicht nur, weil die zweite Variante so gespreizt klingt) und klingen Sie dabei immer persönlich, also verzichten Sie auf das berühmte „man“, das unnötig Distanz mitsendet.

7. Achten Sie auf die Rechtschreibung!

Wir hatten es schon beim Namen des Adressaten, und das gilt für den ganzen Text: Schreiben Sie die Wörter richtig! Rechtschreib-, Tipp- oder Zeichenfehler lassen darauf schließen, dass Ihnen der Empfänger nicht wichtig genug war, um sich zu bemühen. Eine Nachricht, in die sich mehrere oder auch nur wenige auffällige Fehler geschlichen haben, fällt ungefähr so ins Gewicht wie ein Tomatensaucenfleck auf Ihrer weißen Bluse beim persönlichen Meeting – freilich können Sie ihn durch Charme und Charisma wettmachen, aber schriftlich wird das wesentlich schwieriger. Schlagen Sie deshalb bei Unsicherheiten im Duden nach – oder gönnen Sie sich ein Rechtschreibtraining zur Auffrischung, um die notwendige Sicherheit zu erlangen (beispielsweise hier buchbar: https://www.textsicher.at/trainings)! Dass es nicht in Frage kommt, alles klein zu schreiben, soll auch nicht unerwähnt bleiben.

Warum die richtige Orthografie (gerade im beruflichen Kontext) nicht zu unterschätzen ist, versuche ich übrigens in diesem Interview zu erklären: https://www.news.at/a/rechtschreibung-grammatik-interview-8301303

8. Überlegen Sie sich, wem Sie schreiben!

Der erste Satz sollte bereits das Wichtigste enthalten. Bei manchen Adressaten kann allerdings ein vorangestelltes „Ich hoffe, Sie haben Ihren Urlaub genossen“ Wunder wirken und sozusagen das Herz öffnen, während andere das als überflüssige Floskel empfinden könnten. Es gilt demnach schon am Beginn, zu überlegen, bei wem was stimmig ist. Denken Sie auch im Weiteren beim Formulieren an den Empfänger, denn er ist es, für den Sie schreiben: Ein Rechtsanwalt wird womöglich eine andere Sprache bevorzugen als ein Winzer. Überlegen Sie sich im Vorfeld weiters, was er bereits über den Sachverhalt weiß, welche Informationen er benötigt, um seinerseits Schritte einleiten oder Ihnen antworten zu können. Hinterfragen Sie außerdem, welche Informationen für ihn interessant und welche irrelevant sind. Und zuletzt überprüfen Sie für sich, welcher Tonfall zwischen den Zeilen angebracht ist: Ein Emoticon kann bei der einen Person hilfreich sein, um eine gute Stimmung zu manifestieren, bei einer anderen als absolut fehl am Platz gelten. Genauso verhält es sich mit Humor oder Ironie: Das ist nicht bei jedem virtuellen Gegenüber angebracht.

9. Strukturieren Sie den Inhalt leserfreundlich!

Eine E-Mail ist auch (nur) ein Text – und der will strukturiert werden wie ein Artikel oder Buch, damit sich der Leser schnell zurechtfindet und er einen guten Überblick erhält. Schreiben Sie daher nicht in einem einzigen Block dahin, sondern strukturieren Sie in sinnvollen inhaltlichen Absätzen: Trennen Sie den Beginn (Begrüßung) vom Thema an sich und vom „Auftrag“ bzw. der Aufforderung an den Adressaten, und zuletzt vom Ende Ihrer Nachricht! Wenn es mehrere Dinge anzuführen gibt, bietet sich eine Aufzählung an.

10. Verabschieden Sie sich beim Leser!

Wie schon die Begrüßung ist auch die Verabschiedung unverzichtbar, weil ein fehlender Gruß kein gutes Bild auf Sie werfen würde. Ein „MfG“ ist in einer Folgemail in Ordnung, sollte aber nicht in der ersten E-Mail angeführt werden, weil es Bequemlichkeit suggeriert. Ausgeschrieben ist das „Mit freundlichen Grüßen“ immer noch völlig in Ordnung, wobei es distanziert und besonders förmlich wirken kann. „Freundliche Grüße“, „Liebe Grüße“ oder „Herzliche Grüße“ kommt in den meisten Fällen besser an. Wenn Sie sich wirklich um den Adressaten bemühen wollen, verleihen Sie Ihrer Verabschiedung eine persönliche Note, indem Sie etwa „Liebe Grüße ins schöne Hamburg“ oder „Herzliche Grüße aus dem verschneiten Salzburg“ schreiben. Der Vollständigkeit halber möchte ich noch erwähnen, dass ein „Tschüss dann“ oder „Ciao“ nicht in Frage kommt.