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Rechnungen per E-Mail als einseitiger Vorteil

Die Methoden elektronischer Rechnungslegung sind vielfältig und bringen häufig nur dem Versender, aber nicht dem Empfänger Vorteile.
Martina Dressel | 05.03.2018
© Martina Dressel
 

Egal zu welcher Zeit: Es gab und gibt immer wieder Menschen, die stets erneut in denselben Fallen ihrer eigenen Logik oder ihres Egos festsitzen. So geschehen beim Thema Rechnungsübermittlung mittels E-Mail. Bis 2011 bestanden rechtliche Hürden. Diese entfielen mit dem Steuervereinfachungsgesetz vom 1. Juli 2011. Der Weg war frei, Rechnungen per E-Mail ohne digitale Signatur und ohne das sogenannte EDI-Verfahren zu versenden. Die Rechnung kann als E-Mail-Anhang (z.B. pdf-Datei), als Link (im E-Mail-Körper/Text) zum Herunterladen oder als E-Mail-Text übermittelt werden.

Darüber hinaus gibt es für den elektronischen Rechnungsversand weitere Optionen, zum Beispiel das Bereitstellen der Rechnung (zum Herunterladen) im Kundenkonto. Diese Optionen gekoppelt mit der Heterogenität der Anwender ergibt eine große Variantenvielfalt möglicher Vorgehensweisen.

Verfahrensabläufe sehen, wie sie tatsächlich sind


Publikationen benennen vor allem Kosteneinsparungen und Effizienz als Vorteile: Der Absender spart Porto, Ausdruck und Kuvertieren der Rechnung. Und der Empfänger? Er ist es, der interne Abläufe anzupassen hat, also den Rechtsrahmen für die Rechnungsprüfung - hier steckt der Teufel im Detail - sowie die Bearbeitung und revisionssichere EMail-Archivierung. Er ist es, der in Verlegenheit gerät, wenn Absender, abweichend vom rechtlichen Rahmenwerk (Zustimmung des Rechnungsempfängers ist erforderlich!) „Fakten schaffen“, um sich durchzusetzen. Das Internet verbindet uns MITeinander, damit wir FÜReinander da sind. Wer davon abweicht, hat das Prinzip noch immer nicht verstanden oder ignoriert es.

Führen wir uns vor Augen: Beides – sowohl unsere Vorlieben als auch unsere Abneigungen – erscheinen aus der Perspektive anderer in einem neuen Licht. Beides verzerrt unsere Wahrnehmung und hält uns davon ab, optimal zu agieren. Dritte erkennen das meist weit eher als wir selbst. In unserer Begeisterung für etwas übertreiben wir. So spielt Portoeinsparung für jene, die Rechnung und Lieferschein der Warenlieferung beilegen oder Rechnungen im Kundenkonto bereitstellen, keine Rolle.

Missfällt uns etwas, übertreiben wir erst recht. Das Ausdrucken entfällt ja nicht grundsätzlich, sondern zunächst ausschließlich für den Absender. Dieser verlagert das Thema zum Auftraggeber! Der druckt die Rechnung häufig auf seinem Papier aus oder erhöht seine – ohnehin schon kritische – innerbetriebliche E-Mail- und Informationsflut weiter, was zu Lasten seiner Mitarbeiter geht. Welche Ironie bei gleichzeitigem Ruf nach Fachkräften und betrieblichem Gesundheitsschutz. Wo bitte existieren denn bereits praktikable, einheitliche elektronische Verarbeitungsroutinen?

Hinzu kommt: Selbst wenn Ausdrucken und Kuvertieren entfallen: Ein E-Mail-Begleittext ist vom Absender zu verfassen und vom Adressaten zu lesen. Das ist zusätzlicher Aufwand ohne jegliche Wertschöpfung! Daher verzichten Absender oft darauf. Die Konsequenzen trägt der Empfänger.
Bedenken wir weiter: Links im E-Mail-Text gelten als Sicherheitsrisiko. Oft werden solche EMails zentral ausgefiltert. Sie erreichen den Empfänger (am Arbeitsplatz) also gar nicht. Vergleichbares kann mit E-Mail-Anlagen geschehen. Die Liste ließe sich fortsetzen.

Was können wir tun?


Durchschauen, wie die Prozessabläufe tatsächlich sind, setzt voraus, dass wir empfänglich für diesbezügliche Informationen möglichst aller Beteiligten sind. Wie oft aber ist unser Fokus auf „Senden“ und „Ego“ gerichtet, wie selten auf „Empfang“ und „Tiefgang“? Wohin führt das?

Erinnern wir uns rechtzeitig, dass es grundsätzlich weniger um unsere eigene Leidenschaft für eine Technologie geht, sondern um die Akzeptanz in der Gemeinschaft aller davon Betroffenen. Deren Zahl ist hoch, ihre Zusammensetzung heterogen, was Größe (vom kleinen bis zum DAX-Unternehmen), Struktur, Kundenradius (regional, national, international…) und Branchen betrifft. Wie also stehen die an der Rechnungsbearbeitung Beteiligten dazu? Wollen sie es? Handelt es sich um eine Lösung, bei der sie gar nicht umhin kommen, sie zu mögen? Wieviele jeweils optimale Lösungen sind denkbar?

Fazit


Wir verfügen heute über alle Ressourcen, Fähigkeiten und Technologien, um sämtlichen unserer aktuellen Herausforderungen gewachsen zu sein. Die Variantenvielfalt unseres Alltags jedoch mittels digitaler Algorithmen abzubilden, stößt aktuell an Grenzen. So wichtig und notwendig Expertenwissen ist, das allein ist nicht hinreichend. Digitale Vernetzung ermöglicht, dass jeder sein Potenzial einbringt und zwar zum Nutzen aller. Gelingt uns diese Kultur, erreichen wir eine Dynamik, von der wir alle profitieren. Der elektronische Rechnungsversand als „Paradebeispiel“, unser Verbindungsgeflecht kreativ und nachhaltig zu gestalten, bietet sich geradezu an.