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E-Mail-Marketing unterstützt Ihre Event-Kommunikation

Mit Hilfe eines E-Mail-Marketing-Systems kann die Kommunikation mit den Veranstaltungsteilnehmern verbessert und vereinfacht werden.
Melanie Wimmer | 23.04.2018
© Pixabay / ProSmile
 

Sie haben einen ereignisreichen Veranstaltungskalender? Lassen Sie sich dabei von Ihrem E-Mail-Marketing-System unterstützen und vereinfachen Sie die Kommunikation mit Ihren Veranstaltungsgästen vor und nach dem Event in jeder Hinsicht. Sie können Kampagnen im Voraus planen und Bestätigungen mit Statusinfos automatisieren. So behalten Sie den Kopf für die tatsächliche Organisation Ihres Events frei.
 

Flexibler Anmeldeprozess für Veranstaltungen


Nutzen Sie die Formular-Funktion Ihres E-Mail-Marketing-Systems, um den Anmeldeprozess zu Ihrer individuellen Veranstaltung effizient abzuwickeln. Verwenden Sie klassische Abonnentenfelder, wie zum Beispiel Vorname, Nachname und E-Mail Adresse sowie eventbezogene Felder, die zum Beispiel die Menüauswahl oder die Auswahl von Vorträgen festhalten können. Durch die Nutzung von einem Marketing-Automation-Werkzeug können Sie auch direkt eine Anmeldebestätigung an Ihre Teilnehmer nach dem Absenden des Formulars senden.
 
Auf Wunsch können Sie sich selbst per E-Mail benachrichtigen lassen, wenn eine neue Anmeldung eintrifft, und behalten so den Überblick, wieviele Teilnehmer sich für Ihre Veranstaltung ankündigen. Geben Sie diese Information zum Beispiel auch an die jeweiligen Kundenbetreuer weiter, damit diese wissen, welche Ihrer Kunden an der jeweiligen Veranstaltung teilnehmen werden. Hinterlegen Sie bei Ihrem Anmeldeformular am besten auch direkt eine Abonnentengruppe, die alle Teilnehmer sammelt. Die häufige Frage, wieviele Anmeldungen bereits eingegangen sind, kann so mit nur einem Blick beantwortet werden.
 
Professionelle E-Mail-Marketing-Systeme bieten Ihnen auch die Möglichkeit, dass Sie Ihr Anmeldeformular für die Veranstaltung an einem bestimmten Tag schließen können - somit können sich ab dem definierten Zeitpunkt keine weiteren Teilnehmer mehr zu Ihrer Veranstaltung anmelden und Sie haben die fixe Teilnehmeranzahl, die Sie für Ihre organisatorischen Maßnahmen heranziehen können. Vielleicht haben Sie ja auch die Möglichkeit, ein Kontingent für Ihre Abonnentengruppen sowie bestimmte Abonnentenfelder zu vergeben - nutzen Sie auch diese Möglichkeiten für eine effiziente Abwicklung Ihrer Veranstaltung und legen Sie ein Teilnehmerlimit fest, wenn zum Beispiel der Platz Ihrer Location begrenzt ist.
 

Kampagnen zur Event-Kommunikation


Durch die Automatisierung sämtlicher Kommunikationsschritte vor und nach der Veranstaltung gestalten Sie Ihr Event-Management noch effizienter. Zum Beispiel können Sie die begleitende E-Mail Kommunikation zu Ihrem Event wie folgt einteilen:

Vorankündigung inkl. Save-the-Date Information
Der Termin für Ihre Veranstaltung steht fest - informieren Sie doch direkt Ihre Teilnehmer darüber, damit sich diese ebenfalls den Termin in ihrem Kalender für Sie freihalten. Gestalten Sie eine ansprechende Kampagne, welche die wichtigsten Details zu Ihrer Veranstaltung enthält, oder integrieren Sie einen Kalendertermin, der das Datum sowie die Uhrzeit und gegebenenfalls bereits die Location Ihrer Veranstaltung festhält.
 
Einladung via E-Mail
Versenden Sie Ihre Einladung via E-Mail an die jeweiligen Personen. Selbstverständlich können Sie die Offline-Einladung, zum Beispiel durch den postalischen Weg, auch mit dem Online-Kommunikationskanal kombinieren. Verwenden Sie dazu einfach das gleiche Anmeldeformular, das auf Ihrer Website integriert werden kann. Durch die Kombination können Sie in der E-Mail noch einmal Bezug auf die Offline-Einladung nehmen und Ihre eingeladenen Personen an die Anmeldung erinnern.
 
Reminder vor der Veranstaltung
Sie kennen es vermutlich von sich selbst: Eine Erinnerung eine Woche vor der Veranstaltung kann nicht schaden. Erinnern Sie die angemeldeten Personen ein paar Tage vor dem tatsächlichen Termin noch einmal an Ihr Event. Nutzen Sie die Chance, um die Vorfreude noch mehr zu steigern, und lassen Sie Ihren Teilnehmern zum Beispiel die wichtigsten Details zu Ihrer Location und Parkmöglichkeiten zukommen.
 
Follow-Up-Kampagne inkl. Bildergalerie
Die Veranstaltung ist gut über die Bühne gegangen. Durch eine Follow-Up-Kampagne haben Sie die Chance, die schönsten Eindrücke dieser noch einmal mit Ihren Teilnehmern zu teilen. Lassen Sie zum Beispiel Ihr Event durch eine Bildergalerie Revue passieren, bieten Sie einen Download der jeweiligen Vorträge Ihrer Veranstaltung oder nutzen Sie die Chance einer Online-Umfrage, um Feedback einzuholen.
 

Gästelisten-Management durch individuelle Gruppen


Mit einem professionellem E-Mail-Marketing-System können Sie die Kampagnen direkt nach Fertigstellung für den jeweiligen Versandzeitpunkt einplanen. Arbeiten Sie am besten einfach mit unterschiedlichen Abonnentengruppen, die die richtigen Empfänger der jeweiligen Kampagne enthalten. So haben Sie zum Beispiel eine Gruppe mit den eingeladenen Personen, eine eigenständige für die angemeldeten Personen und eine eigene Gruppe für die tatsächlichen Teilnehmer Ihrer Veranstaltung.
 
Durch einen Export der jeweiligen Abonnentengruppe, die die angemeldeten Personen enthält, haben Sie auch direkt Ihre Gästeliste für die Veranstaltung. Das Check-In der Veranstaltung wird zum Kinderspiel und Sie können diese Gruppe sowohl offline als auch online zur Registrierung Ihrer Teilnehmer nutzen. So entsteht auch direkt die richtige Abonnentengruppe für die entsprechenden Follow-Up Maßnahmen.
 
Die Basics sind nicht genug für Sie? Dann informieren Sie sich direkt über das Event-Management-Modul von mailworx - neben den klassischen Prozessen warten dabei noch viele weitere Features, die perfekt auf Ihre Anforderungen in der Kommunikation vor und nach Ihren Events sowie zum Management Ihrer Teilnehmer abgestimmt sind. Alle Informationen bekommen Sie unter www.mailworx.info/event-management.