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Optimierte Prozesse im E-Mail Marketing

Etliche Tools unterstützen den Workflow in Teamprozessen. Im E-Mail Marketing mit vielen Beteiligten ist das oft schwierig, doch es gibt Lösungen.
Juliane Heise | 24.09.2018
Zwei Drittel gaben in einer Umfrage an, dass Sie E-Mails im Team erstellen. © Mailjet (für alle Abbildungen)
 

Die moderne Arbeitswelt verändert sich in rasantem Tempo, die Anforderungen an effektives Online Marketing steigen. Es entsteht ein Bedarf an neuen Tools und Lösungen zur Zusammenarbeit.

Längst gehört das Papier zunehmend der Vergangenheit an. Dokumente und Kommunikation finden digital statt. Teams müssen nicht mehr im selben Büro sitzen. Das Home Office und Remote Teams sind keine Utopie mehr, sondern Realität. Dies eröffnet viele neue Möglichkeiten und revolutioniert die Arbeitsweise in vielen Unternehmen.

Es bringt jedoch auch neue Herausforderungen hervor. Was dies für das moderne Unternehmen und das E-Mail Marketing im speziellen bedeutet, soll dieser Artikel näher beleuchten.

Wie Unternehmen heutzutage arbeiten


Schon immer haben in Teams Mitarbeiter mit unterschiedlichen Zuständigkeiten und Verantwortungen an einem Projekt gearbeitet. Sollte beispielsweise eine Studie oder ein Artikel erstellt werden, so arbeitete jedes Teammitglied unabhängig voneinander an einem Word-Dokument.

Die einzelnen Teile mussten später zusammengeführt, von Verantwortlichen durchgesehen, kommentiert, von den jeweiligen Autoren überarbeitet und zur erneuten Freigabe eingereicht werden. Es gab zahlreiche Versionen eines Dokuments, im schlimmsten Fall wurden Änderungen überschrieben oder waren nicht mehr nachvollziehbar.

Wollten sich verschiedene Teammitglieder austauschen, wurde eine Telefonkonferenz einberufen. Die notwendigen Dokumente mussten herumgeschickt oder von allen Teilnehmern schreibgeschützt vom Server geöffnet werden. Zur Planung von Projekten wurde mit Tabellen gearbeitet, es wurden E-Mails ausgetauscht, die mitunter verloren gingen oder später nicht mehr wiedergefunden wurden. Die anhängenden Dokumente wurden vergessen abzuspeichern.

Der gesamte Ablauf war fehleranfällig und führte nicht selten zu ineffektiver Arbeitsweise und Problemen.

Die moderne Arbeitswelt stellt schon längst höhere Ansprüche an effektivere Systeme und Abläufe. Die standardmäßige Versionierung von Dokumenten ist schon längst nicht mehr zeitgemäß, ebenso wenig das zeitversetzte Arbeiten verschiedener Beteiligter, das den Prozess erheblich in die Länge zieht.

Gefordert sind stattdessen Ergebnisse in Echtzeit, eine effiziente produktive Zusammenarbeit ohne Mehraufwand zwischen Teams mit unterschiedlichen Zuständigkeiten, die nicht am selben Standort sitzen müssen.

Interne und externe Mitarbeiter (beispielsweise die Marketingagentur oder am Projekt beteiligte Freelancer) müssen sich miteinander abstimmen. In größeren Unternehmen muss eine effiziente Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern in unterschiedlichen Zeitzonen (zum Beispiel zwischen Europa und den USA) sichergestellt werden. Zahlreiche Tools beantworten diesen Bedarf mit passenden Lösungen.

Wie Tools den Arbeitsalltag revolutionieren


In den verschiedenen Bereichen, die in der Zusammenarbeit zwischen Teams und Teammitgliedern relevant sind, erleichtern moderne Tools die Arbeit und erhöhen die Produktivität. Zur Veranschaulichung sollen beispielhaft einige Tools und ihre Arbeitsweise genannt werden:

1. Projektmanagement
Die Zeit der Excel-Tabellen ist vorbei. Dank spezialisierter Tools wie Asana, Trello, Teamwork oder Jira können Projekte angelegt, fein granulierte Aufgaben und Deadlines definiert und einzelnen Personen zugeordnet werden.

Zeit-Tracking direkt im Tool erleichtert den Überblick über Aufwände und notwendige Ressourcen, es können Dokumente angehängt, Benachrichtigungen aktiviert und Zeitleisten aus den To-Do-Listen erstellt werden.

So erhält jedes Teammitglied einen Überblick über die anstehenden Aufgaben, Verantwortliche können den Fortschritt und mögliche Probleme in Echtzeit nachvollziehen.

2. Kommunikation
Dank Instant Messaging ist das Telefon in heutiger Zeit deutlich weniger wichtig als es vor 10 Jahren noch war. Niemand muss mehr eine alte E-Mail heraussuchen oder sich darüber ärgern, dass der Ansprechpartner schon wieder nicht telefonisch erreichbar ist. Telefonkonferenzen finden über Zoom, Google Meet und Skype statt, schriftliche Kommunikation wird in Tools wie Slack geführt.

Der Vorteil: der Verlauf der Kommunikation ist für alle Beteiligten nachvollziehbar, relevante Dokumente oder Links zu diesen werden direkt angefügt. Unterschiedliche Themen und Bereiche können über verschiedene Channel abgebildet werden, sodass genau die Kolleginnen und Kollegen informiert sind, die dafür zuständig sind.

3. Dokumenterstellung und -bearbeitung
Niemand muss heutzutage mehr ein Word-Dokument auf dem eigenen Rechner speichern, dieses an Kollegen versenden und sich in verschiedenen Versionen davon verlieren.

In Echtzeit arbeiten Teams dank Google Docs an einem Dokument, können Kommentare erstellen, Fragen an andere Teammitglieder richten und Probleme direkt im Dokument klären. So arbeitet jeder im aktuellsten Dokument, doppelte Arbeit durch mangelnde Aktualisierung erübrigt sich.

Der Arbeitsalltag scheint inzwischen in Echtzeit und sofortigen Ergebnissen zu funktionieren. Doch gilt das tatsächlich für alle Bereiche?

E-Mail-Erstellung und -Versand als Teamaufgabe


Das E-Mail Marketing ist im Feld des Online Marketings der Kanal, der insbesondere von der Zusammenarbeit im Team abhängt. Laut unserer Umfrage im August 2018 gaben zwei Drittel der Befragten an, dass Sie E-Mails im Team erstellen.

Das bedeutet, dass vom ersten Template über die Erstellung der grafischen und textlichen Inhalte bis hin zur Freigabe und dem Versand verschiedene Personen im Unternehmen am Prozess beteiligt sind. Im Wesentlichen sind das:

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Darüber hinaus sind an den unterschiedlichen Arten von E-Mails - automatisch versandte transaktionale E-Mails, verschiedene Kampagnen von Marketing-E-Mails - oft weitere Personen oder Teams beteiligt.

Und wo befindet sich die E-Mail?


Die hohe Anzahl an involvierten Personen machen eine effektive Zusammenarbeit mitunter schwierig. Wenn dann noch externe Mitarbeiter sowie Kollegen an anderen Standorten beteiligt sind, wird es oft knifflig und unübersichtlich.

Es fehlt oft an Synchronisierung. Die Abstimmung kann mühsam und zeitintensiv sein. Das dies tatsächlich der Fall ist, hat unsere Umfrage bestätigt. Zu den größten Herausforderungen, denen Unternehmen im E-Mail Marketing begegnen, zählen:

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Die bittere Realität? Die E-Mail hängt (leider) noch hinterher. Während in anderen Bereichen Teams miteinander kommunizieren können, werden E-Mail-Kampagnen nach wie vor in einer statischen Umgebung erstellt, eine Umgebung die auf Isolation und nicht-Synchronisierung basiert. Das ist rückständig und frustrierend.

Wie kann man dieses Problem angehen?


Wenn sich die Annehmlichkeiten von Tools wie Google Docs auch im E-Mail Marketing einsetzen ließen? Es ist an der Zeit, dass das E-Mail Marketing im modernen Arbeitsalltag mit seinen Anforderungen ankommt. Doch wie?

Um dieses Problem lösen zu können, gilt es eine ordentliche Benutzerstruktur zu implementieren. Entscheiden Sie, welches Teammitglied was und warum tun soll. Bei Unternehmen mit einer großen Marketing-Abteilung sieht die E-Mail Erstellung oftmals wie folgt aus:

1. Die Designer erstellen das E-Mail Design im Corporate Design und legen die Guidelines fest.

2. Die Entwickler verbinden das E-Mail Marketing Tool mit dem eigenem CRM, programmieren mittels Template Language die (Transaktionale) E-Mails und fügen die entsprechen Loops und Feedback Schleifen ein.

3. Der Freelance-Consultant oder die Agentur berät das Unternehmen.

4. Die Redakteure oder Agentur fügen die entsprechen Inhalte ein und kümmern sich um den E-Mail-Versand.

5. Der CMO, der Head of CRM oder der Abteilungsleiter überprüft die fertige E-Mail-Kampagne und gibt sein abschließendes “OK”.

Setzen Sie weiter geeignete Schutzvorrichtungen ein, um zukünftig "Oops Moments" wie verschlossene Abschnitte und Genehmigungsanfragen zu vermeiden. Nicht jeder benötigt einen Admin-Zugang. Gerade externe Mitarbeiter wie Freelance-Redakteure und Agenturen sowie Praktikanten benötigen lediglich Zugriff auf bestimmte Bereiche. Richten Sie bei der E-Mail Marketing Software die passende Benutzerrechte ein, um die volle Kontrolle darüber zu haben, wer was darf.

Sie glauben gar nicht, wie sehr sich Ihre Designer freuen werden, wenn ein Redakteur nicht ausversehen die E-Mail Vorlage ändert oder der Entwickler, der angeschrieben wird, weil die Loops irgendwie weg sind.

Viel effektiver wäre es ebenfalls, wenn E-Mails gemeinsam im Team und in Echtzeit bearbeitet werden können. Erlaubt Ihr E-Mail Marketing Tool, dass sich mehrere Benutzer gleichzeitig einloggen und an der E-Mail Kampagne arbeiten können?

Wenn nicht, wie klar ist bei Ihnen der Prozess geregelt? Weiß jeder Mitarbeiter, wann er sich einzuloggen hat, um zu übernehmen? Ein genauer Abstimmungsprozess erlaubt es Ihnen, nervenaufreibende Situationen wie plötzlich gelöschte E-Mail Abschnitte, weil sich jemand anders einloggt und die Kampagne öffnet, zu vermeiden.

Überprüfen Sie ebenfalls Ihre bisherige Kommunikationsstruktur und führen Sie gegebenenfalls Optimierungen durch. Welche Tools nutzen Sie bislang? Verlangsamen diese Ihr Unternehmen eher, wenn mehr als ein paar Leute beteiligt sind? Besteht sogar die Möglichkeit, direkt im E-Mail Marketing Tool mit Ihren Teams zu kommunizieren?

Je besser die Strukturen bekannt sind und die Zusammenarbeit im Team verbessern, desto besser können Sie Ihre E-Mail Marketing Praxis effizienter gestalten. Sie sparen damit Zeit, Nerven und Kosten. Ihre Mitarbeiter und Geldbeutel wird es Ihnen danken.

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