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E-Mail Marketing - Erfolgsrezept zur Nutzung im Eventmanagement

Im Bereich Eventmanagement ist eine effektive Kommunikation mit den Kunden nicht nur wichtig, sondern elementar.
GraphicMail | 01.04.2011

Es bringt nichts teure Events zu organisieren wenn es am Ende kaum Teilnehmer hat, weil niemand davon wusste? Wenn Sie ein Event planen, müssen Sie alle Details möglichst effektiv kommunizieren! Es ist egal, ob Sie ein Cocktail-Party, eine Messe oder eine einwöchiges Meeting veranstalten, Sie könne sich die Kosten für Porto und Druck sparen wenn Sie E-Mail Marketing nutzen. Es ist eine gute Möglichkeit, um Neuigkeiten über bevorstehende Events schnell und effektiv zu verbreiten!

Bei einer Umfrage von evocos, einem britischen Event-Unternehmen, kam heraus, dass 17% der Befragten kein E-Mail Marketing bei der Planung eines Events nutzen. Ihrem Unternehmen geht ein wertvolles Instrument verloren, das Ihre Reichweite erhöhen und Ihre Kosten senken kann, wenn Sie keine E-Mails zur Kommunikation mit Interessenten und Kunden verwenden.

Vor dem Event: Eine angemessene Ankündigung ist wichtig

Existierende Verteilerliste
Sie die perfekte Leserschaft bereits gefunden wenn Sie schon eine Liste an überzeugten Kunden haben. Ihre Kontakte sind aufgeschlossen und fühlen sich geehrt als erstes von Ihrem nächsten Ereignis zu erfahren. Durch das Einfügen eines „An Freunde weiterleiten“-Buttons in Ihrem Newsletter können Sie die Empfänger auffordern die Einladung an Kollegen und Freunde weiterzuleiten. Machen Sie sich ebenfalls Social Media Marketing zu Nutze und ermutigen Ihre Abonnenten Ihre Einladung auf Facebook oder Twitter mit Freunden zu teilen.

Kontakte gewinnen
Wenn Sie noch keine Verteilerliste mit Kontakten haben, sollten Sie sich vergewissern, dass ausreichend Information über Ihr Event auf Ihrer Website zu finden ist. Zusätzlich sollten Sie ein Anmeldeformular einbauen, über das sich interessierte Besucher für einen detaillierteren Newsletter anmelden können. Laut eines Artikels von Thomas Hutter bietet es sich ebenfalls an Social Media Marketing wie Twitter zu nutzen, damit sich Ihr Event herumspricht.

Allgemeine Tipps zur Newsletter-Erstellung

• Hat Ihr das anstehende Event schon einmal organisiert, können Sie Ihren Newsletter mit Bildern davon aufpeppen.
• Nutze Sie eine E-Mail Vorlage, um sie an das Branding Ihres Unternehmens anzupassen und speichern Sie diese für zukünftige Newsletter.
• Wenn Sie Erinnerungs-E-Mails an Unentschlossene verschicken, können Sie damit Ihre Rücklaufquote erhöhen.
• Links in Ihrer Einladung zu relevanten Seiten, wie die Homepage eines Sponsors, stoßen meist auf Interesse der Leser.
• Datensatzfelder wie Name, Unternehmen und eventbezogene Felder geben Ihnen die Möglichkeit Ihre Newsletter zu personalisieren. Sie gewinnen dadurch an Relevanz für die Empfänger. Einen großen Wert für Eventmanager haben auch Referenzen und Empfehlungen. Erfährt jemand aus erster Hand wie gut Ihr Event im letzten Jahr bei den Besuchern ankam, möchte er es bestimmt nicht verpassen.
• Sie können Ihren Newsletter dazu nutzen, um Ticketpreise sowie einen Link, über den Interessenten Tickets kaufen können einzufügen, wenn Sie Tickets für Ihr Event verkaufen. Wenn Ihr Event kostenfrei ist, können Sie ein Formular in Ihren Newsletter einfügen, über das Interessenten sich für Ihr Event anmelden können. Erstellen Sie separate Verteilerlisten für Teilnehmer. So können Sie den Überblick über die Teilnehmeranzahl behalten und automatische Bestätigungs-E-Mails oder Updates bezüglich des Events verschicken.
• Kommt der Tag des Events näher, verschicken Sie eine E-Mail an Teilnehmer, die häufig gestellte Fragen beantwortet und einen Anfahrtsplan zum Gelände enthält. Wenn Sie eine Straßenkarte und Infos über Parkmöglichkeiten beifügen, zeigen Sie Ihren Teilnehmer, dass Sie sich um sie kümmern. Die Wahrscheinlichkeit, dass Besucher auch zu einem anderen Ihrer Events kommen, ist höher wenn Ihre Besucher gut vorbereitet sind.

Während dem Event: Halten Sie Teilnehmer auf dem neusten Stand

Newsletter sind eine gute Option, um mit Ihren Besuchern zu kommunizieren, wenn Ihr Event mehrere Tage andauert. Da Sie die Teilnehmer jedoch nicht überhäufen wollen, legen Sie im Voraus wie viele E-Mails Sie verschicken. Versuchen Sie dabei jede mögliche Frage in Ihren E-Mails zu beantworten, die während dem Event auftreten könnte. Eine E-Mail am Morgen ist genug, um die Teilnehmer zu informieren ohne sie zu überladen. Sie können die Newsletter nutzen, um Ankündigungen über Zeitänderungen von Präsentationen oder anderen Änderungen im Programmablauf zu machen, sowie Essenszeiten oder Last-Minute Informationen bekannt geben.

Nach dem Event: Bleiben Sie in Kontakt

Nach dem Event sollte Ihre Intention sein, mit den Besuchern in Kontakt zu bleiben. Sie können Ihren Gästen durch einen automatischen E-Mail Versand einen „Dankeschön“ schicken. Wenn Sie auf dem Event Bilder gemacht haben, posten Sie diese auf Ihre Facebook-Seite und laden die Teilnehmer per Newsletter dazu ein sie anzuschauen. Die Erfahrungen und das Feedback Ihrer Besucher sollten auf jeden Fall beachten, um zukünftige Events noch verbessern zu können. Versenden Sie einfach eine Umfrage an die Teilnehmerliste und fragen die Besucher wie nützlich das beigefügte Material war und wie sie von Ihrem Event gehört haben. Das Feedback der Teilnehmer können Sie auch über Bewertungsskalen abfragen – wenn Sie ein paar Links in Ihre E-Mail in logischer Reihenfolge einfügen, können Leser Ihr Event bewerten. E-Mails sind auch geeignet, um Abonnenten auf dem Laufenden zu halten und die Teilnahme an zukünftigen Events zu erhöhen, wenn Sie mehrere Events im Jahr organisieren.

Wie steht es mit Ihnen? Sind Newsletter Teil Ihrer Marketingaktivitäten, wenn Sie Ereignisse in Ihrem Unternehmen oder Events kommunizieren? Wenn nicht, denken Sie mal darüber nach. Die Effektivität und Reichweite Ihrer Marketingaktivitäten können deutlich erhöht werden.