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Individuelle, effiziente Newsletter für Lehrkräfte

Über die Jahre haben sich verschiedene Newsletter-Formate nebeneinander ausgeprägt. Das vielfältige Angebot war für Kunden nicht mehr transparent.
Claudia Joest | 12.07.2010

Ein fester Bestandteil des Online-Angebotes der Schulbuchverlage Westermann, Schroedel, Diesterweg, Schöningh und Winklers ist der E-Mail-Newsletter für Lehrerinnen und Lehrer. Jeder Newsletter besteht aus redaktionellen Beiträgen sowie aus aktuellen Informationen zu Veranstaltungen, Produkten und Neuerscheinungen.

Über die Jahre haben sich verschiedene Newsletter-Formate nebeneinander ausgeprägt. Einerseits verlags- oder schulformbezogen, andererseits produktbezogen. Das vielfältige Newsletter-Angebot war für die Kunden der Verlagsgruppe nicht mehr transparent.

Gleichzeitig erforderte jedes einzelne Mailing einen relativ hohen Produktionsaufwand. Alle Daten wurden in einem isolierten System manuell erstellt und verwaltet. An eine Mehrfachverwendung der Inhalte war nicht zu denken. Die Newsletter-Abonnenten wurden über ein separates System verwaltet.

Eine neue Strategie
Die neue E-Mail-Marketing-Strategie wurde verlagsübergreifend konzipiert. Mit geringem Produktionsaufwand sollten individuelle, an den jeweiligen Interessen orientierte, Mailings erstellt werden.

Ziel: Jede Lehrkraft erhält einen individuellen Newsletter – bezogen auf Bundesland, Schulform und Fach. Dies würde die Alltagsbedürfnisse der Kunden besser treffen und somit zu einer höheren Reaktionsrate führen. Die Abonnenten steuern selbst, welche Inhalte sie erhalten möchten.

Verbunden mit diesen konzeptuellen Veränderungen war die Notwendigkeit, verschiedene Systeme zu verzahnen. Die Newsletter-Texte sollten in dem bestehenden Content-Management-System (CMS) produziert und mit den entsprechenden Klassifizierungen und den Abonnentendaten an ein externes E-Mail-Marketing-System übergeben werden.

Wer, Wie, Was: Zielgruppenbefragung
Diese Idee wollte natürlich vorab überprüft werden, um sicher zu stellen, dass sie mit den Kundenbedürfnissen übereinstimmt. Eine repräsentative Gruppe wurde zum gewünschten Umfang, der Frequenz und bevorzugten Inhalten des geplanten Newsletters befragt. Die Ergebnisse bestätigten den Ansatz der individuellen Information. Die Umsetzung konnte erfolgen.

Drei Systeme arbeiten vernetzt: CRM, CMS und EMS
Die Produktion der Inhalte findet im CMS statt, das auch für die Websites der Verlagsgruppe genutzt wird. Die Anbindung an das System erfolgt per XML mit einer plattformunabhängigen, erweiterbaren Schnittstelle.

Das führende System für die Abonnentenverwaltung ist eine verlagsinterne Datenbank (CRM). So können die vorhandenen Profil- und Stammdaten auch anderen Anwendungen und Anwendern zur Verfügung gestellt werden. Daher muss das externe E-Mail-Marketing-System (EMS) in Echtzeit mit der internen Datenbank synchronisiert werden.

Flexible Integration in die IT-Landschaft
Existiert ein Mailingsystem, welches den definierten Anforderungen entspricht? Eine Hauptanforderung stellte die Anbindung an das CMS und die Schnittstelle zum CRM dar.

Die Lösung sollte in der ersten Projektstufe im ASP-Betrieb laufen. Das System bietet perspektivisch die Möglichkeit der vollständigen Integration in die Unternehmens-IT.

Abonnentenzahlen steigen stetig
Das Newsletter-Projekt konnte erfolgreich abgeschlossen werden. Die Abonnentenzahlen steigen seit der Einführung des neuen individuali-sierten Newsletter-Formates. Die Öffnungsrate liegt über dem deutschen Durchschnitt.

Gleichzeitig ist der Aufwand für die Produktion dank CMS- und CRM-Anbindung deutlich gesunken. Mit der neuen Datenverwaltung können ausführliches Reporting und Erfolgsmessungen vorgenommen werden. Die Umstellung hat sich ausgezahlt.


Infos zum Autor
Die BMS Bildungsmedien Service GmbH ist der Vertriebsdienstleister für die Schulbuchverlage Westermann, Schroedel, Diesterweg, Schöningh und Winklers. Die BMS übernimmt für den Bereich Neue Medien die Steuerung, Planung und Marktanalysen sowie das Online-Service-Providing und die Shop- und Website-Betreuung. Die Software Backclick ist mit zehn Jahren Markterfahrung eine zuverlässige E-Mail-Marketing-Lösung. Kunden wie Germanwings, Air Berlin sowie die Bayern LB setzen auf www.backclick.de


Claudia Joest
claudia.joest@bms-verlage.de
BMS Bildungsmedien
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Georg-Westermann-Allee 66
D-38104 Braunschweig
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