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So optimiert INTEWA die Adressdatenbank

Jedes Gespräch dient der Adressqualifizierung.
Ralph Kreuzer | 15.09.2009

Die INTEWA GmbH ist ein großer Hersteller von Regenwassersystemen, die sowohl im privaten, öffentlichen als auch im gewerblichen Bereich europaweit eingesetzt werden. Das Unternehmen entwickelt und vertreibt Komponenten und Komplettsysteme für Regenwassernutzung, Regenwasserversickerung, Regenwasserrückhaltung und Rinnenentwässerung für jegliche Art von versiegelten
Flächen.

Um erfolgreich Marketing-Maßnahmen durchführen zu können, die zur Unterstützung und Optimierung der Vertriebsaktivitäten dienen, ist die richtige Adresse wesentlich. Besonders in der schnelllebigen Zeit von heute ist die Aktualität der Entscheider-Kontaktdaten wichtig.

Zu Fachinformationen willigt jeder zweite Entscheider ein

Es ist ärgerlich und kostet Zeit, wenn die Adressdatenbanken aus vielen Karteileichen bestehen oder die direkten Ansprechpartner nicht bekannt sind. Um die gewünschte Zielgruppe effizient ansprechen zu können, bestand der Auftrag für die INTEWA GmbH daher aus der Optimierung der zentralen Datenbank. Ziel war es, neben der Ermittlung des vollständigen Namens des Einkaufsleiters sowie seiner E-Mail-Adresse, ein Opt-In zum mehrfachen Versand von Informationsmaterial und News einzuholen. Hierbei wurden 2.000 Entscheider von Hoch- und Tiefbauunternehmen qualifiziert und deren Bedarf an Regenwasserkomponenten ermittelt. Von den angesprochenen Kontaktpersonen meldeten 935 den Bedarf von Regenwassersystemen an und gaben ihre Zustimmung zum Erhalt aktueller Informationen.

Jedes Gespräch dient der Adressqualifizierung

Der erste Schritt bestand in der Ermittlung des korrekten Ansprechpartners. Nur so ist sichergestellt, dass die Botschaft auch ankommt. Je genauer nun aber die Zielgruppe eingegrenzt wird, desto geringer ist der Streuverlust einer Kampagne. Dazu wurden Zusatzinformationen eingeholt. Ziel ist immer die Schaffung von gutem Adressmaterial. Daher wurde hier ein strukturierter Prozess beim Aufbau der Adressdatenbank von INTEWA verfolgt.

Als Ausgangspunkt diente die Stammadresse, die Aufschluss über Firmen-namen und Anschrift gibt. Dann wurde im Unternehmen der Entscheider des zu bewerbenden Themas ausfindig gemacht. Ein ähnliches Prozedere ergab sich auch bei den Datensätzen der Bestandskunden, denn dabei spielt die Aktualität der vorhandenen Daten eine wesentliche Rolle. Es musste geprüft werden, ob der vorhandene Kontakt des Ansprechpartners samt E-Mail-Adresse noch mit der jetzigen Firmenstruktur übereinstimmt. Als die Datensätze dem aktuellen Stand angepasst waren, konnte der Bedarf des Unter-nehmens qualifiziert werden.

Gesetzliche Regeln um B2B-E-Mail-Marketing

Bevor der ermittelten Zielgruppe Informationsmaterial zugesandt wurde, um das Interesse an den Produkten zu wecken, mussten eine Reihe von gesetzlichen Vorgaben erfüllt werden. Denn das Versenden von Werbung per E-Mail ohne Einwilligung gilt als Belästigung, sowohl im B2B als auch im B2C, und muss unterlassen werden. Aus diesem Grund wurde eine explizite Einverständniserklärung (Opt-In) vom Empfänger eingeholt. Es musste darauf geachtet werden, dass die Entscheider ihre Einwilligung abgeben müssen, bevor es zur Versendung der Informationsmaterialien kommt. Diese Frage wurde in einem persönlichen Telefonat geklärt. Dabei wurden gleichzeitig auch weitere relevante Daten eingeholt und in der Datenbank ergänzt.

Durch zunehmende Mobilität veralten Adressen schnell

Der heutige Markt lebt von seiner Dynamik, was sich nicht nur in den kurzen Produktlebenszyklen, sondern auch in den Firmenstrukturen widerspiegelt.
Früher blieben Arbeitnehmer lange in einem Unternehmen und auf einer Position. Die heutige Zeit weist eine höhere Fluktuation, aber auch Freiberuflichkeit und somit Flexibilität auf. Daher aktualisiert INTEWA kontinuierlich
seine Daten. Beim E-Mail-Marketing werden dazu die Rückläufer (Bounces) herangezogen. Sobald eine E-Mail-Adresse nicht mehr existiert, kommt eine Fehlermeldung zurück. In solchen Fällen wird zeitnah durch ein Telefonat der Nachfolger ermittelt.
Die in diesem Zusammenhang ermittelten Daten belegen die hohe Fluktuation. Innerhalb eines Jahres ändern sich
21 Prozent der Ansprechpartner in der 1. Führungsebene,
20 Prozent der Firmenanschriften,
18 Prozent der Telefonnummern sowie
17 Prozent der Firmierungen.


KREUZER Dialogmarketing steht für Kompetenz im Bereich Outbound-CallCenter/Telefonmarketing, Marktbefragung und Vertriebsoutsourcing im B2B (business to business). Als Full-Service-Dienstleister erstrecken sich KREUZERs Projektkompetenzen vom Firmensitz in Meckenheim über den gesamten internationalen Markt, der mit Hilfe von rund 80 Mitarbeitern länderspezifisch und multilingual bearbeitet wird.

Ralph Kreuzer
rkreuzer@kreuzer.com
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