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Work smarter, not harder – Wie Sie Ihre Kampagnenprozesse optimieren

Setzen Sie Ihre Marketingkampagnen optimal um, mit Hilfe eines kontinuierlichen Workflows, in den Bereichen Strategie und Durchführung.
Reinhard Janning | 18.11.2013

Bei dem Wort Prozesse stöhnen die meisten nur genervt auf. Prozesse bedeuten für viele eingeschränkt zu sein, Druck zu haben und die Arbeitsfreiheit zu verlieren. Viele halten einheitliche Prozesse für unnötig, kann man doch per E-Mail, Telefon oder persönlich kommunizieren und sich so über eine Kampagne austauschen. Doch Prozesse können auch aus anderer, meiner Meinung nach richtiger, Sicht betrachtet werden: Sie erleichtern den Arbeitsalltag, stellen eine komplette, pünktliche Fertigstellung sicher und bieten die Möglichkeit zur Planung sowie zur optimalen Auslastung.Um Ihre Marketingkampagnen optimal umzusetzen ist ein kontinuierlicher Workflow erforderlich, der sowohl Strategie, als auch den Bereich den Bereich Durchführung umfasst. Besonders bei der Durchführung sind eben genannte Prozesse entscheidend, weshalb ich im Folgenden die vier Grundlagen eines effizienten Kampagnenprozesses erläutern möchte.

1.Anfrage

Egal wer die Idee oder vielmehr den Auftrag zu einer Kampagne gibt, alle dafür benötigten Inhalte und Informationen müssen zu einem bestimmten Zeitpunkt, bei einer bestimmten Person/ an einem bestimmten Ort vorhanden sein. Damit diese nicht alle nach und nach eintrudeln oder gar zu spät abgeliefert werden, macht es Sinn ein Template zu entwickeln, in das alle benötigten Daten und Inhalte eingetragen werden. Dazu zählt beispielsweise die Campaign ID, der Kampagnenname, E-Mail- und Landingpage- Texte, Bilder, Links usw. Sind alle Informationen in einem allgemein bekannten Template eingetragen, erleichtert das nicht nur die Umsetzung, sondern hilft auch demjenigen der die Anfrage gestellt hat zu kontrollieren, ob er alles Nötige bereitgestellt hat.

Zusätzlich ist es sinnvoll eine Art Ticketing System einzuführen, in dem der momentane Arbeitsstand einer Kampagne und die einzelnen Aufgabengebiete erfasst sind. Auch ein Kalender, der über die jeweiligen Aktionen informiert, kann darin idealerweise inkludiert werden.

2.Umsetzung

Sind alle Details vorhanden, kann mit der Umsetzung begonnen werden, wobei natürlich alle im SLA festgelegten Deadlines und Inhalte eingehalten werden müssen. Um auch hier effizient und hochwertig arbeiten zu können, empfiehlt es sich ebenfalls Templates zu verwenden. So können die nötigen Informationen einfach in die passende Vorlage für eine Landingpage, eine E-Mail oder eine Upload- Liste eingefügt und weiter verwendet werden. Aus globaler Sicht wird Ihr Auftreten und Ihre Kommunikation daher einheitlich und Sie sparen sich viel Zeit bei der Umsetzung und Abstimmung.

3.Management

Das Management einer Kampagne ist natürlich genauso Teil des Prozesses wie die Anfrage und die Umsetzung. Hier geht es vor allem darum alles zu koordinieren und den Prozessfortgang zu überprüfen. Hier werden die zu nutzenden Templates freigegeben und die Regeln festgelegt. Zudem müssen die anderen am Prozess beteiligten Teilnehmer zufriedengestellt und entsprechend ihrer Bedürfnisse betreut werden.

In dieser Stufe findet auch das Messen der Ergebnisse statt. Dabei sollte man sich jedoch nicht nur auf die Erfolge einer Kampagne konzentrieren (Stichwort: Click- Through- Rate, Open- Rate, usw.), sondern auch das Team und den Workflow betrachten. Hat die Arbeitsteilung funktioniert? Wusste jeder wann er was zu tun hatte? Wurden Deadlines eingehalten und effizient gearbeitet? Beide Bereiche müssen also sowohl analysiert als auch in einem zweiten Schritt optimiert werden.

4.Änderungen

Alles und jeder ist ständig in Bewegung, verändert sich. Dasselbe gilt natürlich auch für Kampagnen, Prozesse oder Regeln. Solche Veränderungen sind sinnvoll und keinesfalls unnötig. Allerdings ist es wichtig, alle Beteiligten darüber zu informieren und nicht zu viel auf einmal zu ändern, um niemanden zu verwirren. Entscheidend ist es in diesem Punkt aber vor allem die nötige Q & A zu machen, also alle Kampagnen zu testen und gegebenenfalls anzupassen. Hier gilt: sicher ist sicher.

Eine gute Idee für eine Kampagne kommt schnell, doch bis daraus eine tatsächliche Kampagne wird, ist es ein weiter Weg, müssen einige Hebel in Bewegung gesetzt werden und viele Menschen Ihren Teil der Arbeit erledigen. Von der Idee bis zur Umsetzung vergeht einige Zeit und da es Ziel ist, immer effizient, qualitativ hochwertig und trotzdem kreativ zu arbeiten, ist ein definierter Kampagnenprozess essentiell. Gerade im Integrierten Lead Management unter Einbezug von Marketing Automation werden viele Dinge so noch einfacher und laufen teilweise sogar automatisiert.

Mehr Informationen zum Thema erhalten Sie auch in diesem englischsprachigen Webcast. Sehen Sie sich den Webcast hier an.