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The Sound of Silence: Retarus bietet Quiet Time für E-Mail an

Arbeitsausfälle aufgrund psychischer Erkrankungen nehmen laut Bundesarbeitsministerium dramatisch zu.
retarus GmbH | 13.06.2012

Eine wesentliche Ursache ist Stress durch die permanente Erreichbarkeit per E-Mail an mobilen Geräten und Smartphones. Ministerin Ursula von der Leyen (CDU) fordert Unternehmen dazu auf, klare Regeln im Umgang mit den Kommunikationsmitteln zu schaffen. Bei der Umsetzung solcher Regeln unterstützt die Münchner retarus GmbH die Kunden ihrer Managed E-Mail Services mit der neuen Funktion „Quiet Time“.
Pssst! Jetzt kommt Quiet Time

Arbeitnehmer sollen besser vor Stress und dadurch bedingte Folgeerkrankungen durch die permanente Erreichbarkeit per Mobiletelefon und E-Mail geschützt werden. Die Ministerin führt das Arbeitsschutzgesetz an, das Unternehmen dazu verpflichtet, ausreichende Freizeiten sicher zu stellen. Die Angaben des Bundesarbeitsministeriums bestätigt eine – nicht repräsentative – Erhebung von Retarus. Demnach empfindet jeder dritte Mitarbeiter seine E-Mail-Erreichbarkeit außerhalb der regulären Arbeitszeit als Stressfaktor.

Erste Konsequenzen dieser Entwicklung sind schon sichtbar: Im Dezember 2011 meldete die Presse, dass die Volkswagen AG per Betriebsvereinbarung die Zustellung von E-Mails auf mobile Endgeräte außerhalb der Kernarbeitszeit unterbindet. Zwar lässt sich die Nutzung von E-Mail innerhalb des Unternehmens durch Vereinbarungen regeln, diese haben aber keinerlei Auswirkungen auf die externe E-Mail-Kommunikation. So dringen zum Beispiel E-Mails von Geschäftspartnern im Ausland oder beruflich relevante Newsletter trotz Policies auch nach Feierabend auf das privat genutzte Firmen- Smartphone durch.

Keine E-Mails nach Feierabend
Hier setzt Retarus mit Quiet Time an. Mit dieser Funktion können Managed-Mail-Kunden von Retarus ein Zeitintervall definieren, in dem keine E-Mails von externen Absendern zugestellt werden. Sobald die Quiet-Time-Funktion der Retarus Managed E-Mail Services aktiviert ist, werden E-Mails nicht mehr unmittelbar zugestellt, sondern während des vorab definierten Zeitraums in den Retarus Rechenzentren zwischengespeichert. Nach Ablauf des Zeitintervalls erhält der Anwender alle bis dahin zurückgehaltenen Nachrichten automatisch. Auf diese Weise lassen sich Corporate Mail Policies und Betriebsvereinbarungen – wie sie bei der Volkswagen AG geschlossen wurden – auf Knopfdruck problemlos umsetzen.

„Der ursprüngliche Charme von E-Mails bestand darin, dass sie ihren Empfänger rund um die Uhr mit kaum messbarem Zeitverzug erreichten“, erläutert Bernhard Hecker, Director Product Management bei Retarus, die erweiterte Funktionalität des Retarus Mail-Dienstes: „Damals allerdings erreichten E-Mails den Empfänger auch erst dann, wenn er seinen Computer eingeschaltet und eine Online-Verbindung hergestellt hatte. Blieb der PC ausgeschaltet, kam auch keine Mail an. Das hat sich grundlegend geändert: Mobile Endgeräte wie Blackberrys, Smartphones oder Tablet PCs sorgen dafür, dass wir rund um die Uhr und überall online sind – und damit auch für E-Mails erreichbar bleiben.“

Quiet-Time von Retarus ist bemerkenswert flexibel. Die Ruhezeiten lassen sich für einzelne Empfänger oder Empfängergruppen über das Administrationsportal von Retarus EAS (Enterprise Administration Services) individuell einstellen, so dass zum Beispiel Support-Mitarbeiter weiterhin rund um die Uhr erreichbar bleiben. Auch eine Durchleitfunktion für E-Mails mit hoher Priorität lässt sich einstellen. So ist sichergestellt, dass geschäftskritische Nachrichten die zuständigen Personen unmittelbar erreichen. In Ausnahmesituationen können sich Anwender über einen „Notfall-Button“ alle Nachrichten trotz Quiet Time sofort zustellen lassen.