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Pest, Cholera, E-Mail?

Manche Entscheider bekommen bis zu 1000 E-Mails pro Tag. Die zu bewältigen kostet Zeit - und Nerven.

Seit vor 42 Jahren die erste E-Mail verschickt wurde, hat sich der netzwerkbasierte Informationsdienst nahezu seuchenartig über den Erdball verbreitet. Noch in diesem Jahr soll es rund 3,6 Milliarden aktive E-Mail-Accounts geben, so die Statistiker der Radicati Group. Damit hätte theoretisch jeder zweite Erdenbewohner ein eigenes elektronisches Postfach. Pro Sekunde flitzen etwa 3,7 Millionen E-Mails durchs Internet, 75 Prozent davon sind Spam ...

Hand aufs Herz: Wie viele E-Mails bekommen Sie täglich? Und wie viele davon sind für Sie und Ihre Arbeit wirklich relevant? Selbst wenn Spam-Mails von entsprechender Software vor der Zustellung herausgefiltert werden; es bleiben sicherlich noch genug übrig, deren Bearbeitung eine Menge Zeit kostet. "Jüngste Berechnungen haben ergeben, dass Angestellte in einem Unternehmen durchschnittlich 20 Stunden pro Woche allein damit beschäftigt sind, E-Mails zu schreiben, zu sortieren, zu löschen und zu beantworten", sagt Dr. Sebastian Dominic von Buch von der Becker von Buch Unternehmensberatung in Hannover. Er bezweifelt, dass dieser Aufwand gerechtfertigt ist: "Eine E-Mail zu schreiben oder zu beantworten, hat das persönliche Gespräch ersetzt. Das verlängert natürlich eine normale Konversation um ein Vielfaches."

Als wichtigste Gründe für diesen Zeitkiller nennt von Buch die Neugier und Bequemlichkeit. "Der Button ‚Senden/Empfangen' ist wohl der am häufigsten angeklickte", sagt er. Auch wenn das E-Mail-Programm automatisch alle paar Minuten den Server nach neuen Mails abfragt, klickten viele routinemäßig dutzende Male auf diesen Knopf. "Jede neu hereingekommene E-Mail ist halt eine willkommene Abwechslung im Büroalltag", mutmaßt von Buch. Deshalb glaubt er, dass sich die klassische E-Mail noch einige Jahre halten wird. Wenngleich bereits einige Unternehmen diese Art der Kommunikation strengen Regeln unterworfen hätten: "Solche Regeln schleifen sich aber nach einiger Zeit ab. Besser wäre es, völlig neue Kommunikationsinstrumente einzuführen, zumindest innerbetrieblich."

Als Beispiel nennt der Unternehmensberater Chat-Programme, mit denen Mitarbeiter unmittelbar Kontakt zueinander aufnehmen könnten. "Diese Tools sind in der Regel Bestandteil einer Programmoberfläche, die ähnlich wie das soziale Netzwerk Facebook aufgebaut ist", sagt er. "Die Software Jive ist in diesem neuen Segment Marktführer, Microsoft will aber mit Yammer ebenso mitmischen wie SAP mit Jam und Salesforce mit Chatter. Auf jeden Fall markieren diese Lösungen einen Ausweg aus dem E-Mail-Dilemma." Für die Kommunikation mit der Außenwelt bliebe es aber noch geraume Zeit bei der althergebrachten elektronischen Post. "Mit bedeutenden Innovationen ist bei der E-Mail auf absehbare Zeit nicht zu rechnen", meint von Buch. "Sie ist und bleibt die Seuche des IT-Zeitalters." Letztlich bliebe nur eines, um ihre Folgen einzudämmen: "Den PC in den Ruhestand versetzen und ihn nur alle zwei Stunden reaktivieren ..."