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Die wirklichen Kosten beim ESP Wechsel

Wenn Sie beabsichtigen, den E-Mail Service Provider zu wechseln, ist eine Ihrer Hauptfragen: Was kostet der Spaß?
Melanie Riedel | 23.07.2015

In meiner Funktion als Berater und Interimsmanager habe ich den einen oder anderen ESP-Wechsel in Großkonzernen oder mittelständischen Unternehmen gesehen und begleitet. Dabei habe ich diverse Faktoren beobachtet, an die anfangs meist keiner denkt und die die Kosten aber wesentlich in die Höhe schrauben.

Das hier soll keine konkrete Kostenaufstellung werden und auch keine Richtlinie zur Definition, ob es die Kosten wert sind. Ich möchte vielmehr einige Punkte liefern, an die Sie von Anfang an denken sollten. Bevor es an die konkreten Zahlenspiele geht.

Sie sollten die Wechselkosten rechtfertigen können!

Es ist keine leichte und schnelle Entscheidung, das E-Mail Versandsystem zu wechseln. Es ist nicht so leicht, wie mal eben auf eine andere Joghurtmarke im Supermarkt umzusteigen. Enorme Kosten entstehen, abgesehen vom Zeitfaktor, und Zeit ist ja bekanntlich Geld.

Wenn der Wechsel Ihre Infrastruktur wesentlich verbessert, Ihnen neue, dringend benötigte Funktionalitäten eröffnet oder Sie durch den Einsatz Ihren Umsatz erhöhen können, dann ist es eine einfache Rechnung von Geld ausgeben um mehr Geld zu verdienen. Aber wenn sich die Kosten nicht wirklich über den zu erwartenden Nutzen rechtfertigen lassen, haben Sie entweder den falschen ESP gewählt oder sollten noch mal darüber nachdenken, ob Sie wirklich wechseln wollen.

Kosten und Zeit für die Einarbeitung

Die Kosten für die Einarbeitung in ein neues System werden oft vernachlässigt. Je mehr Mitarbeiter den neuen ESP nutzen, desto mehr Relevanz gewinnt dieser Kosten- und Zeitfaktor. Ein Grundlagen-Training ist vermutlich in den Initialkosten des neuen ESP inkludiert. Je mehr Nutzer das System haben soll und je komplexer die Anwendung, desto höher werden aber die Extraausgaben sein. Und desto eher werden Ihnen Einnahmen entgehen. Warum?

Weil Sie Ihren laufenden Kampagnenplan oft nicht mit voller Geschwindigkeit am Laufen halten können in der Wechselphase. Deshalb müssen Sie kurzfristig vielleicht sogar mit Umsatzeinbußen rechnen. Außerdem sind Ihre Mitarbeiter teilweise erst mal mit der Einarbeitung in die neue Plattform beschäftigt und/oder der Migration. Und eben nicht damit, dem Tagesgeschäft – CRM-E-Mails vorzubereiten und zu verschicken - nachzugehen.

Uneingeplante Extrakosten

Die Wechselkosten sind davon abhängig, wie komplex Ihr laufendes Kampagnenprogramm ist. Je größer und aufwändiger, desto teurer, klar. Sie erhalten vermutlich eine Aufstellung der Setup- und Integrationskosten. Aber da geht es ja erst los! Regelkommunikation, spezielle Reportingwünsche und Analysen, komplexe Triggerkampagnen, Bausteinsysteme, Personalisierungen und (ganz wichtig!!) Schnittstellen an CMS und sonstige interne Kunden- und Daten-Systeme – alles Dinge, die bei Ihrem bestehenden ESP funktionierten, müssen jetzt neu gemacht werden.

Und mit einer Sache müssen Sie rechnen: Es ist schon vorgekommen, dass ein Unternehmen den ESP gewechselt hat, weil vom neuen Anbieter eine bestimmte neue Funktionalität versprochen wurde. Von der sich dann später herausstellt, dass sie nur nutzbar ist, wenn sie kundenspezifisch, neu entwickelt wird, was (Überraschung!) extra Kosten verursacht. Hier möchte ich nochmal auf das Thema Schnittstellen hinweisen. Wichtig. Ganz wichtig.

Kosten durch Datenverlust

Je nachdem, wie komplex Ihre Kampagnenplanung ist, verlieren Sie möglicherweise Daten im Wechselprozess. Diese haben oft einen erheblichen (auch monetären) Wert für Ihr Unternehmen. Das können Triggerstrecken sein oder Interaktionsdaten, Klick-Historien, Webanalysen, Sales Funnel Daten, etc. Wertvolle Leserhistorie eben.

Ohne ausführlichen Anforderungskatalog geht gar nichts!

Und nehmen Sie sich dafür bitte _richtig_ viel Zeit. Wenn Sie fertig sind, nehmen Sie das Briefing nochmal unter die Lupe. Und befragen Sie möglichst viele Leute intern nach ihren Bedürfnissen und Meinungen. Versuchen Sie im Vorfeld, alle Eventualitäten zu bedenken, alles, was Sie vielleicht irgendwann später mit Ihren Kampagne realisieren wollen, alles was Sie messen oder analysieren möchten. Investieren Sie hier im Vorfeld lieber zu viel Zeit und Energie als zu wenig. Sie werden später dankbar dafür sein, glauben Sie mir!

http://www.mr-consulting.net