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Zeiterfassung für New Work unerlässlich

Warum Arbeitszeiterfassung für neue Formen der Arbeit notwendig und keine Rückkehr zur Stechuhr-Mentalität ist.
Anna Schüler | 19.11.2018
Immer die Arbeits- und Projektzeit im Blick. © Pixabay / Life-of-Pix
 

Arbeit, wie wir sie kennen, braucht ein Update. Wie können Unternehmen den Herausforderungen, die sich dadurch ergeben, begegnen? Und welche Rolle spielt Zeiterfassung dabei?

Im Zuge von New Work sehen sich Unternehmen mit vielen Fragen konfrontiert: Wie gestalte ich den perfekten Arbeitsplatz, um meinen Mitarbeitern einen Mehrwert zu bieten? Wie verändern sich Kernarbeitszeiten, Anwesenheiten und die Arbeitsorganisation? Ein Stein des Anstoßes ist sicherlich die Generation Y. Anstelle eines Dienstwagens bevorzugen sie ein Sabbatical. Sie möchten eher Sinn in ihrer Arbeit sehen als üppige Boni zu kassieren. Zudem schätzen sie eine ausgeglichene Work-Life-Balance. Anstatt ihren Arbeitsalltag im Büro zu verbringen, verlegen sie das Home-Office ins Café um die Ecke und teilen Arbeitszeiten variabel ein. Manche von ihnen reisen als digitale Nomaden um die Welt, während sie ihrem Vollzeitjob nachgehen. Diese Selbstbestimmung und der dadurch geschaffene Freiraum motivieren und schaffen Raum für Kreativität.

New Work ist auf dem Vormarsch, das zeigen auch aktuelle Studien. Doch wenn die Selbstbestimmung wächst, müssen Unternehmen und Mitarbeiter sich gleichzeitig mit der Frage auseinandersetzen, wie sie mit der steigenden Verantwortung der Selbstorganisation umgehen.

Ist Zeiterfassung Blödsinn?


Viele Menschen kritisieren Zeiterfassung – insbesondere im kreativen Arbeitsumfeld. Arbeitszeiterfassung, so die vorherrschende Meinung, sei kein Garant, um die Qualität einer Idee zu messen. Eine gute Idee kann theoretisch auch innerhalb von zehn Minuten unter der Dusche entstehen. Nur, weil ein Kreativer zehn Stunden in ein bestimmtes Thema, etwa die Entwicklung eines neuen Logos, investiert, muss das Resultat nicht unbedingt besser oder schlechter sein. Die Zeiterfassung misst lediglich die Zeit, die in eine Tätigkeit hineinfließt – nicht mehr und nicht weniger.

New Work: Leistung ist nicht gleich Anwesenheit


Einer der großen Vorteile von New Work liegt darin, dass sich die Mitarbeiterleistung nicht mehr nur aus der reinen Anwesenheit am Arbeitsplatz bemisst. Wenn das Resultat stimmt, ist die aufgewendete Zeit (fast) nebensächlich. Mitarbeiter können sich ihre Zeit flexibel einteilen und an ihre Konzentrationsphasen anpassen. Planung und Zeiterfassung werden dabei umso wichtiger. Sie sind essentiell, um sich selbst zu organisieren und mit dem Team abzustimmen. Wo früher Kontrolle über Anwesenheiten stand, tritt heute die Selbstorganisation und die Verantwortung über eigene Ressourcen in den Vordergrund.

Selbstbestimmung anstatt Kontrolle


Generell eilt der Zeiterfassung ein schlechter Ruf voraus. Kein Mitarbeiter mag es, wenn man ihn – zumindest dem Gefühl nach – überwacht. Unternehmen sollten die Zeiterfassung längst nicht mehr als Instrument zur Leistungskontrolle verwenden. Hinter jeder Zahl steckt immerhin ein Mensch. Und wer sich ständig überwacht fühlt, der arbeitet garantiert nicht selbstbestimmt. Gerade diese Selbstbestimmtheit ist allerdings der wesentliche Treiber von New Work.

Zeiterfassung für Mitarbeiter und Unternehmen gleichermaßen sinnvoll


Wo aber liegt dann der Sinn der Zeiterfassung, wenn es als Kontrollinstrument ausgedient hat? Einige Vorteile sind längst bekannt und nichts Neues:
• Zeiterfassung hilft Unternehmen und Mitarbeitern, rechtliche Rahmenbedingungen zu schaffen und einzuhalten.
• Der Zeitaufwand für ein Projekt oder eine Aufgabe kann realistisch eingeschätzt werden und möglicher Überforderung vorbeugen.
• Zeitfresser lassen sich identifizieren und Arbeitsabläufe entsprechend anpassen.
• Durch eine detaillierte Dokumentation ist der tatsächliche Arbeitsaufwand für jedes Projekt exakt nachvollziehbar und der Personalbedarf ist realistisch einschätzbar.
• Unternehmen können Honorarnachverhandlungen mit Kunden anstrengen oder die eigene Strategie anpassen.
• Ein Controlling mitsamt einer detaillierten Zeiterfassung ist notwendig, um rentabel zu wirtschaften.

Neue Anwendungsfelder von Zeiterfassung


Neu ist vor allem der Aspekt der Selbstorganisation, der durch Formen von New Work zum Vorschein kommt. So haben zum Beispiel Mitarbeiter im Home-Office häufig mit dem Vorurteil zu kämpfen, sie würden nicht arbeiten. Mit dem „Sichtbar-machen“ des Projektfortschrittes profitieren auch sie von der Zeiterfassung. Generell ändert sich durch New Work die Rolle der Mitarbeiter im Unternehmen. Sie agieren sozusagen als Subunternehmer und müssen mehr oder weniger eigenständig dafür Sorge tragen, dass ihre Arbeit zeit- und budgetgerecht entrichtet wird. An die Stelle von „ich muss jetzt noch eben Zeiten erfassen, damit man sieht, dass ich auch was gemacht habe“ treten Gedanken wie etwa: „Oh, da hab ich ja viel Zeit vertrödelt. Woran lag das? Wie kann ich meine wertvolle Zeit besser nutzen?“ Die Eigenverantwortung über die wertvolle Arbeitszeit tritt an die Stelle der Überwachung durch Dritte.

Das Konzept muss zum Unternehmen passen


Wollen Unternehmen das Thema Zeiterfassung im Rahmen von New Work sinnvoll umsetzen, müssen sie sich vorab im Klaren sein, dass sich das Konzept nicht für jeden Mitarbeiter eignet. Auf der einen Seite gibt es solche, die sich im traditionellen beruflichen Umfeld wohlfühlen, von 9 bis 17 Uhr arbeiten und keine zusätzliche Eigenverantwortung tragen wollen. Auf der anderen Seite stehen Mitarbeiter, die sich kreativ ausleben möchten und aufblühen, wenn man ihnen Freiheiten zugesteht und ihnen Verantwortungen über ihre Arbeitsweise überträgt.

Zeiterfassung als Treiber von New Work?


New Work verlangt ein hohes Maß an Eigenverantwortung und stellt hohe Ansprüche – an den Mitarbeiter und an das Unternehmen. Um effektiv zusammenzuarbeiten, benötigen Unternehmen eine geeignete (technische) Infrastruktur. Zeiterfassung sollte keine zusätzliche Last sein, sondern als Treiber für einen Unternehmenswandel fungieren. Die Zeiterfassung in unübersichtlichen Excel-Listen abzuhandeln, ist wenig effektiv. Indem man passende Tools in den Workflow integriert, überträgt man Mitarbeitern die Hoheit über ihre Arbeitszeit. Anstelle umfangreicher Dienstpläne mit Arbeitszeiten und Abwesenheiten, die Genehmigungshierarchien durchlaufen müssen, schafft die Zeiterfassung der Zukunft neue Möglichkeiten. Wo vorher ein Gefühl der Fremdbestimmung vorherrschte, wird Mitarbeitern jetzt ein sinnhafter Umgang mit der ihnen zur Verfügung stehenden Zeit vermittelt. Schließlich wissen sie selbst am besten, wie sie ihre Zeit noch effizienter und zielgerichteter einsetzen können.

Fazit: Die Bedeutung von Zeiterfassung steigt


Unternehmen können es sich nicht länger erlauben, Zeiterfassung als reines Kontrollinstrument einzusetzen. Sie wird jedoch wichtiger denn je – schon wenn es darum geht, zu überprüfen, wie produktiv die eigene Arbeit ist. Zeiterfassung und die Tools zum ortsunabhängigen, mobilen Zusammenarbeiten sind Treiber und Stützpfeiler für Unternehmen, die den Weg in Richtung New Work erfolgreich gehen wollen.