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E-Mails helfen bei der Umsetzung der neuen SEPA-Standards

Mittels E-Mails lassen sich Kunden direkt nach Kaufabschluss in Echtzeit über den bevorstehenden Bankeinzug informieren.
artegic AG | 14.10.2013
Die Umsetzung der neuen SEPA Standards für den europäischen Zahlungsverkehr sorgt bei vielen Unternehmen noch für Unsicherheit. Konkret betrifft dies unter anderem die Verpflichtung, Kunden vor einem Bankeinzug über diesen in Kenntniss zu setzen. Gerade Unternehmen mit einer hohen Kundenanzahl, die auf zeitnahe Zahlungsabwicklung angewiesen sind – z.B. im B2C E-Commerce – stehen hier vor einer Herausforderung. Die Lösung liegt in automatisierten E-Mails, die den Kunden in Echtzeit – direkt nach Kaufabschluss – über den Bankeinzug informieren.

Ab dem 01. Februar 2014 gelten für Unternehmen in Deutschland neue Standards für den europäischen Zahlungsverkehr. Überweisungen und Lastschriften werden dann über das sog. Single Euro Payments Area (SEPA) Verfahren abgewickelt. Eine Konsequenz der Umstellung: Unternehmen, die Zahlung per Lastschrift anbieten, müssen ihre Kunden spätestens 14 Tage vor Durchführung des Bankeinzugs über diesen informieren. Dem Kunden müssen unter anderem die Höhe des Betrags und das Einzugsdatum kommuniziert werden. Die Änderungen wurden festgelegt in der „Verordnung Nr. 260/2012 zur Festlegung der technischen Vorschriften und der Geschäftsanforderungen für Überweisungen und Lastschriften in Euro“.

Echtzeitinformation nur über automatisierte E-Mails möglich
Die Ankündigung des Bankeinzugs sorgt aktuell noch bei vielen Unternehmen für Unsicherheit. Da Unternehmen üblicherweise an einem möglichst schnellen Zahlungseingang interessiert sind, gilt es die Ankündigung zeitnah zu verschicken. Besonders für Unternehmen mit hoher Transaktionsfrequenz (beispielsweise im E-Commerce) oder Zahlungsdienstleister entsteht dadurch ein signifikanter Mehraufwand. Hier eignet sich nur die E-Mail als Kommunikationsmittel, da es bei der E-Mail nur kaum merkliche Verzögerungen zwischen Versand und Zustellung gibt. Desweiteren lässt sich der Versand von E-Mails vollständig automatisieren und somit besonders kosteneffizient realisieren.

Schliesst ein Kunde einen Kauf in einem Online Shop ab, wird ihm dieser Kauf üblicherweise über eine Transaktionsmail bestätigt. Unter Transaktionsmails versteht man E-Mails mit Serviceinformationen zu einer getätigten Transaktion, in diesem Fall eine Bestellbestätigung. Um den neuen SEPA-Anforderungen gerecht zu werden, kann Kunden, die per Lastschrift zahlen möchten, ebenfalls die Ankündigung des Bankeinzugs automatisch zugesendet werden. Der Versand der Ankündigung wird dabei direkt an ein entsprechndes Ereignis gekoppelt. In diesem Fall wird die E-Mail bei Eintritt dieses Trigger-Events versendet, z.B. sofort bei Abschluss des Kaufs oder bei Versand der Ware. Oder der Trigger kann zeitbasiert sein, z.B. genau fünf Tage vor dem regelmäßigen Systemlauf für den Bankeinzug. Die Besonderheit bei Transaktionsmails: solange sie keine Werbung enthalten, ist für den Versand keine explizite Einwilligung des Nutzers notwendig.

E-Mail ist nicht gleich E-Mail: Rechtssicherheit beachten

Die für Bankeinzugsankündigungen übermittelten Informationen haben besonderen Stellenwert. Sowohl aus Sicht des Datenschutzes (z.B. Kontodaten) wie auch aus Sicht des Kunden. Daher gelten für den Einsatz von E-Mail besonders hohe Anforderungen. Neben einer zuverlässigen Zustellung, die E-Mails vertrauensvoll und nicht z.B. in den Spam Ordner übermittelt, sind auch die Anfoderungen an den Datenschutz hoch. Wenn der Versand über Dritte erfolgt – beispielsweise E-Mail Marketing Systeme oder Versanddienstleister – helfen bei der Orientierung international anerkannte Standards wie die ISO/IEC 27001 Zertifizierung sowie die Frage nach dem Land der Datenverarbeitung. Ebenfalls ein wichtiges Thema ist der Nachweis der versandten Ankündigung. Unternehmen, die einen Bankeinzug ankündigen, müssen den Versand der Ankündigung per Gesetz als Teil der Geschäftskommunikation auch nachweisen können. Der Versand muss demach revisionssicher archiviert und die Zustellung protokolliert werden z.B. über Delivery Notifications.

Handout und Vortrag zu Transaktionsmails

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