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Willkommensmails für erfolgreichen ersten Eindruck

Starke Begrüßungsmails liefern enorme Öffnungsraten und bergen damit viel Potenzial für den Start in den Kundendialog, das es abzurufen gilt.
Marco De Lucia | 24.04.2017
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Seien Sie ein guter Gastgeber
Für jeden Gastgeber ist es eine Selbstverständlichkeit seine Gäste an der Tür zu empfangen und herzlich willkommen zu heißen. Sollte dies nicht auch zum guten Ton im E-Mail-Marketing gehören? Sollte es. Es gibt keinen Zeitpunkt, der sich besser zur Kommunikation eignet, als der Zeitpunkt zu dem der Kunde die Kommunikation selbst einleitet. Aus diesem Grund sollte eine Willkommens-E-Mail stets die erste Mail nach der Double-Opt-in-Mail sein. Sie kann entweder den letzten Newsletter enthalten oder mit allgemeinen Informationen über das Unternehmen und Aktionen gespickt sein. Gerade wenn zwischen der Newsletteranmeldung und dem Öffnen der Mail einige Tage liegen, ist es wichtig, dass der Empfänger sich an Ihr Unternehmen erinnert. Die Ansprache sollte so persönlich wie möglich gestaltet sein. Noch persönlicher werden Mails durch eine Zwischenüberschrift wie "Bei Fragen oder Problemen helfen wir Ihnen jederzeit gerne". Sie vermittelt dem Empfänger das gute Gefühl, dass hinter der Mail kein anonymer Absender steckt, sondern ein Unternehmen, dem man vertrauen kann und das auf Fragen eingeht. Nennen Sie deshalb im Idealfall immer direkte Kontaktmöglichkeiten zur Klärung von Rückfragen.

Strukturiert und seriös
Eine ansprechende Darstellung ist genauso wichtig wie ein gut strukturierter Inhalt. Haben Sie viel Inhalt in der Mail untergebracht? Dann sorgen Sie dafür, dass der Leser die verschiedenen Absätze als einzelne Sinnabschnitte wahrnehmen kann. Verzichten Sie zudem auf Bilder, die wenig informativ sind und die Mail unnötig verlängern. Hinweise auf Begrüßungsrabatte oder Willkommensgeschenke bilden die Ausnahme. Auch die Seriosität darf nicht zu kurz kommen. Hierbei gilt: Ein Impressum im Footer der Willkommens-E-Mail ist Pflicht. Zudem muss Ihre Willkommens-E-Mail zwingend einen Abmeldelink enthalten. Eine komplizierte oder gar fehlende Abmeldemöglichkeit ist gesetzeswidrig und mindert zudem die User Experience. Nach der Abmeldung dürfen Sie dem Nutzer Ihr Bedauern mitteilen und ihn darüber informieren ihn gerne bald wieder als Abonnent begrüßen zu dürfen - solange Sie einen freundlichen Ton einschlagen spricht nichts dagegen.

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Entscheidend ist der Zeitpunkt - und die Betreffzeile
Öffnungsraten von Begrüßungsmails sind in der Regel hoch, jedoch heißt das nicht automatisch, dass sie aufmerksam gelesen werden. Legen Sie deshalb Wert auf eine aussagekräftige Betreffzeile, die das Interesse Ihrer Empfänger an den Inhalten der Mail weckt. Möglichkeiten sind etwa "Ihre ersten Schritte bei uns" oder "Gleich durchstarten mit Ihrem Begrüßungsgeschenk". Wenn Betreffzeilen einer Willkommens-E-Mail einen konkreten Mehrwert vermitteln, interagieren die Empfänger deutlich häufiger mit dieser. Auch der Versandzeitpunkt spielt wie bei allen Formen von Mailings eine entscheidende Rolle. Willkommensmails sollten den Nutzer innerhalb von 24 Stunden nach seiner Anmeldung erreichen, da in diesem Zeitraum die Aufmerksamkeit besonders hoch ist. Realtime Willkommens-E-Mails, welche automatisiert direkt zum Zeitpunkt der Anmeldung versendet werden, verzeichnen eine Öffnungsrate von 88,3%. Werden die Begrüßungsmails erst nach Tagen oder gar Wochen verschickt, kann es sein, dass sich der Empfänger zu diesem Zeitpunkt bereits nicht mehr an die Anmeldung erinnert. Dies kann zur Folge haben, dass eine solche Mail als Spam eingestuft oder gelöscht wird.

Fazit
Falls Sie bislang noch keine Willkommens-E-Mails verwendet haben, sollten Sie aufhören das in ihnen steckende Potenzial zu verschenken. Willkommens-E-Mails sind eine gute Gelegenheit, um gleich mit dem ersten Eindruck beim Nutzer zu punkten. Der Ton sollte freundlich und persönlich gewählt sein. Zeigen Sie sich zudem von Ihrer hilfsbereiten Seite, das schafft Vertrauen. Ihre Mailings müssen klar strukturiert sein und jederzeit einen seriösen Eindruck erwecken. Ein automatisierter Versand bietet sich bei Begrüßungsmails immer an - er verhindert einen zu späten Versandzeitpunkt. Mit dem richtigen Mix aus freundlicher Kundenansprache und Informationen sowie der Einhaltung von gängigen Standards kann sich Ihre Willkommens-E-Mail als wichtiges Werkzeug im Kundendialog erweisen. Nutzen Sie diese Chance und treffen Sie mit Ihrer Betreffzeile voll ins Schwarze.