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9 Tipps, um E-Mails schneller abzuarbeiten

Im Kampf gegen die tägliche Flut eingehender E-Mail ist Land in Sicht. Es gibt einige Tricks, um sich das Abzuarbeiten leichter zu machen.
Torsten Schwarz | 12.11.2007

Dies ist ein Beitrag aus dem Newsletter von Torsten Schwarz: http://www.absolit.de/news.htm

Nichts hat Büroarbeit so verändert, wie E-Mail. Wer nichts tut, schreibt wenigsten viele E-Mails. Und wer etwas tun will, muss stattdessen E-Mails beantworten. Damit das fixer geht, gibt es ein paar Tricks.

Spamfilter einrichten
Wer heute noch Spammails erhält ist selber schuld: Fast alle Provider haben heute zentrale Spamfilter, die Sie selbst konfigurieren können. Dabei sollten Sie nicht nur den Briefkopf, sondern das gesamte Textmuster analysieren. Wichtige Adressen wie newsletter@absolit.de können Sie in eine „Whitelist“ eintragen, damit sie nicht ungewollt blockiert werden. Weil solche serverseitigen Filter leider oft auch erwünschte E-Mails blockieren, ist ein eigener Spamfilter ratsam. Dieser sollte nicht über ein extra Postfach laufen, sondern im eigenen E-Mail-Programm laufen. Für Outlook gibt es Spambayes oder Spamaware, für Eudora Spamnix. Diese Filter sind lernfähig, wenn sie trainiert werden.

Feste E-Mail-Zeiten einrichten
Lassen Sie sich nicht von Ihrem Postfach versklaven. Rufen Sie Ihre Mails zum Beispiel um 9:00, 11:00, 14:00 und 16:30 Uhr ab. Dann werden die neuen Nachrichten en bloc abgearbeitet. Starten Sie den Tag nicht mit dem E-Mail-Abruf, sondern mit Ihrer wichtigsten Aufgabe, die Sie sich für diesen Tag vorgenommen haben.

Löschen aller unwichtigen Mails
Sofort alles löschen, was gelöscht werden kann. Wenn Sie damit Probleme haben, richten Sie einen Abfalleimer ein, aus dem Sie notfalls etwas nachträglich herausfischen können.

Sofort erledigen
Alles, was weniger als zwei Minuten dauert, kann sofort erledigt werden. Den Rest in dringend und wichtig unterteilen und je nach Zeitbudget abarbeiten. Sind die Mails wichtig UND dringend, antworten Sie sofort, indem Sie zunächst Antworten und Schritte ankündigen.

Ping-Pong gefährdete Mails zurückhalten
Manche E-Mails sollten Sie NICHT sofort beantworten, weil das nur zu endlosem hin und her führt („Ping-Pong-Mails“). Diese Mails beantworten Sie erst kurz vor Feierabend.

Bei Entscheidungen hilft das Telefon
Oft ist ein kurzer Rückruf effizienter, als endlose Hin-und-Her-E-Mails. Wenn eine Entscheidung gefällt werden muss, für die noch Informationen gebraucht werden, geht das telefonisch oft schneller.

Terminieren spart Zeit
Oft ist ein schnelles Beantworten nicht möglich. Erst wenn weitere Informationen vorliegen oder ein Vorgang abgeschlossen ist, macht eine Antwort Sinn. Manchmal löst sich ein Problem auch einfach durch Abwarten. Verschieben Sie die Beantwortung solcher E-Mails auf später, wann immer Ihnen das hilfreich erscheint.

Planen Sie den nächsten Tag
Schätzen Sie bei Ihrem letzten täglichen E-Mail-Zeitblock den Aufwand ab, den die Bearbeitung der restlichen E-Mails verursacht und planen Sie diese für den nächsten Tag ein. Welche E-Mail würden Sie am nächsten Tag bearbeiten, wenn Sie nur EINE einzige bearbeiten könnten? Dieser Aufgabe widmen Sie sich morgens VOR Beginn Ihrer E-Mail-Routine.

Vorbild sein
Verhalten Sie sich selbst so, wie Sie es von Ihren Kommunikationspartnern erwarten. Schreiben Sie nur, wenn es unbedingt nötig ist. Fassen Sie sich kurz und formulieren Sie präzise, ohne dass Rückfragen anfallen.


Mehr Tipps:

12 Tipps gegen Spam:
http://www.marketing-boerse.de/Fachartikel/details/12-Tipps-gegen-Spam/210

Die korrekte Anrede:
http://www.marketing-boerse.de/Fachartikel/details/korrekte-Anrede/2316