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Messekommunikation: Erfolgreich durch E-Mail-Marketing

E-Mail-Marketing in der Messe-Kommunikation: mehrstufige, automatisierte und personalisierte Kampagnen....
Sabrina Kutz | 28.12.2009

Messe-Kommunikation erfolgreich durch E-Mail-Marketing

Jeder, der während der Messehochsaison wenig Zeit hat, sollte E-Mail-Marketing in der Messe-Kommunikation einsetzen. Durch mehrstufige, automatisierte und personalisierte Kampagnen bietet sich hier die Möglichkeit aktive Kommunikation mit allen Beteiligten zu pflegen. Ohne unnötige Ablenkungen konzentrieren Sie sich somit voll auf Ihre Kunden und Ihr Geschäft!

Die Messekommunikation nimmt in vielen Unternehmen einen entscheidenden Platz in der Unternehmenskommunikation ein. Verglichen mit anderen Kommunikationsinstrumenten ist ein ausschlaggebender Vorteil der Beteiligung an einer Messe der direkte Kontakt mit Kunden und Meinungsbildnern. Dies führt dazu, dass Messen auch heute, in Zeiten elektronischer Medien, noch immer ein wichtiges Mittel in der Unternehmenskommunikation darstellen. Durch dieses spezielle Konzept werden sowohl Offline- als auch Online-Maßnahmen miteinander erzahnt und ergänzen sich gegenseitig.


Stepp 1:
Posteinladungen in der frühen Messe-Vorbereitungsphase
Etwa sechs Wochen vor Beginn der Messe werden alle Bestandskunden und potentiellen Interessenten sowie Partner per Post über die stattfindende Messe und deren Programm informiert. Bereits in dieser frühen Phase ist die personalisierte Ansprache der betreffenden Personen wesentlich. Finden sich die Empfänger bereits hier im Anschreiben mit persönlichen Informationen und/oder einem namentlich genannten Ansprechpartner wieder, so fühlt sich der Kunde und auch der Interessent gleich viel wohler und gut aufgehoben. Wenn möglich, versenden Sie auch die persönliche Eintrittskarte und implementieren Sie die Möglichkeit, einen Termin am Messe-Stand zu vereinbaren.


Stepp 2:
E-Mail-Marketing in der Vorbereitungsphase
E-Mail-Marketing ist immer als Bestandteil des Gesamt-Marketing-Konzeptes zu verstehen. Deswegen versenden Sie zwei Wochen vor der Messe eine personalisierte Einladung per E-Mail und binden optimalerweise eine Umfrage ein. Hier können Sie frühzeitig herausfinden, wie hoch das Interesse ist und welchen Informationsbedarf Ihr Client hat.

Mögliche Umfrage-Inhalte:
:: Ist ein persönlicher Termin erwünscht?
:: Werden weitere Eintrittskarten benötigt?
:: Können wir sonst noch etwas für Sie tun?


Stepp 3:
Kleine Gedächtnisstützen – Messe-Reminder
In Zeiten hoher Informationsflut geht das eine oder andere schon einmal unter. Damit dies Ihnen bzw. Ihren Kunden und Interessenten nicht passiert, senden Sie drei Tage vor Beginn der Messe einen Reminder per E-Mail. An dieser Stelle zeigt sich der besondere Wert einer E-Mail, denn per Post werden Sie Ihrer Kunden nicht mehr rechtzeitig erreichen können. Darin erinnern Sie nochmals an die Messe, die Themen und besonders, wo sich Ihr Messe-Stand befindet. Hilfreich sind dazu immer Lagepläne, die sich die E-Mail-Empfänger per PDF downloaden und ausdrucken können.
Bereits vereinbarte Termin werden automatisch über Profiloptionen mit in die E-Mail eingefügt. Alle anderen Empfänger bekommen die Möglichkeit noch kurzfristig einen persönlichen Termin am Messe-Stand zu vereinbaren oder bei Bedarf auch einen späteren Termin nach der Messe. Außerdem versehen Sie den Reminder mit einem Gutschein, den der Besucher später am Messe-Stand gegen ein kleines Präsent eintauschen kann.


Stepp 4:
Die spannenden Tage der Messe
Alle Kontakte während der Messe werden noch am gleichen Abend mittels vorbereiteter E-Mail-Kampagnen angeschrieben. Neue Kontakte werden dazu direkt in die Adressdatenbank eingelesen. Dazu bieten sich im Handel erhältlich Card Scanner an.
Bedanken Sie sich kurz für den Besuch an Ihrem Stand und legen Sie noch eine besondere Incentivierung als Bonbon bei. So bleiben Sie direkt im Kopf Ihrer Besucher und erheben sich über die Masse Ihrer Mitbewerber.


Stepp 5:
Zeitnahe Nachbearbeitung der erzielten Ergebnisse
Vier Tage nach der Messe versenden Sie an alle Besucher ein Dankes-Mailing, sofern sie dieses Mailing noch nicht im Vorfeld bekommen haben. Binden Sie wieder eine kleine Umfrage ein.

Mögliche Umfrage-Inhalte:
:: Was hat Sie auf der Messe besonders angesprochen?
:: Wie hat Ihnen unser Messestand gefallen?
:: Welche weiteren Informationen benötigen Sie?
:: Wann sehen/hören wir uns wieder?

Hier bietet sich die Möglichkeit eines Downloadbereichs für Ihre Image-Broschüre, Produktinformationen, Kataloge und so weiter.


Stepp 6:
Die langfristige Nachbereitungsphase
Bleiben Sie mit allen Bestandskunden und Interessenten in Kontakt. Angeforderte Prospekte, Informationen und Kataloge werden per Post versandt. Außerdem bleiben Sie durch regelmäßige Versendungen von Informationen und Angeboten per Newsletter präsent in den Köpfen.
Formulieren Sie automatisierte Nachfass-Kampagnen nach Reaktionsverhalten und Historie der Kunden und Interessenten. Beispielsweise sollten Sie auch die Nicht-Reagierer Ihres Dankes-Mailings nochmals anschreiben: „Erinnern Sie sich noch an uns?“
Allerdings sollten Sie besonders auf Nutzwert für den Empfänger selbst achten: versenden Sie Ihre Mailings zielgruppenorientiert mit relevanten Informationen.



Events, Veranstaltungen, Konferenzen, Kongresse und und und
Natürlich gelten die Vorschläge und Anregungen nicht nur für den Bereich der Messe-Kommunikation. Einsetzbar sind sie überall, wo es um Kommunikation geht. Dies können Kongresse, interne Veranstaltungen, Konferenzen und viele weitere Events sein. Um kosteneffizient zu arbeiten, werden auch hierbei viele Teilabläufe automatisiert. Sie formulieren die Vorlagen und überlassen den Rest vollautomatisch Ihrem E-Mail-Marketing-System.