Newsletter rechtssicher versenden

Newsletter rechtssicher versenden © rapidmail

1. Rechtskonformes Newsletter-Anmeldeverfahren

Seit Inkrafttreten der Datenschutz-Grundverordnung (kurz: DSGVO) ist es gesetzlich festgelegt, dass Sie als Newsletter-Versender:in jederzeit nachweisen können müssen, dass Ihre Abonnenten und Abonnentinnen dem Erhalt des Newsletters und der Verarbeitung ihrer Daten ausdrücklich und aktiv zugestimmt haben. Die Pflicht zur Rechenschaft, also zur Nachweisbarkeit von Einwilligungen, ergibt sich aus dem Art. 5 Abs. 2 DSGVO. Obwohl die DSGVO Unternehmen nicht explizit dazu verpflichtet, für die Newsletter-Anmeldungen deshalb das Double Opt-in Verfahren anzuwenden, ist es tatsächlich die einfachste Lösung, um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein: Denn dank der Double Opt-in Methode können Sie als Versender:in ggf. im Falle einer Abmahnung oder eines Rechtsstreits ganz einfach nachweisen, dass Ihnen die aktive und ausdrückliche Einwilligung aller Empfänger:innen vorliegt. Dies ist auch einer der zahlreichen Gründe, weshalb Sie keine E-Mail-Adressen kaufen sollten, um die Empfängerliste für Ihren Newsletter zu erweitern.

Für eine rechtssichere Newsletter-Anmeldung sollten Sie den Interessent:innen bereits vor der erfolgreichen Anmeldung – am besten innerhalb des Anmeldeformulars auf Ihrer Website – die wichtigsten Informationen über Ihren Newsletter und die Datenverarbeitung bereitstellen:

- Welche Themen bzw. Inhalte umfasst Ihr Newsletter?

- Wie häufig versenden Sie Ihren Newsletter?

- Nutzen Sie eine externe Newsletter-Software für den Versand?

- Wie verwenden Sie die Daten, die die Interessierten in das Anmeldeformular eingeben (z. B. Hinweis „Wir verwenden Ihre E-Mail-Adresse, um Ihnen über den Newsletter-Anbieter rapidmail einmal im Monat unseren Newsletter zum Thema xyz zuzusenden”)?

- Sie müssen Ihre Informationspflichten gem. Art. 12 ff DSGVO erfüllen, indem Sie über die Datenschutzhinweise Ihrer Website aufklären: Das Anmeldeformular muss einen Hinweis auf die Datenschutzerklärung enthalten, aus der hervorgehen sollte, welche personenbezogenen Daten Sie für den Newsletterversand erheben, warum, und was mit diesen Daten passiert.