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Best Practice Sparkasse: Zentraler Content für über 400 Filialen

Unter dem Whitelabel EMMA steht mailingwork für alle Sparkassen bereit. Die Case Study zeigt, wie die E-Mail-Marketing Software eingeführt wurde.
mailingwork GmbH | 03.02.2015

Zentrale Newsletter-Inhalte, wenig Gestaltungsaufwand, Erfolgskontrolle und eine leichte Bedienung – das wünschte sich die Sparkassen-Finanzgruppe von ihrer neuen E-Mail-Marketing Software. Heute steht unter dem Whitelabel EMMA eine einheitliche Komplettlösung für über 400 Sparkassen bereit. Dahinter steckt die Softwarelösung von mailingwork. In unserer Fallstudie stellen wir Ihnen die erfolgreiche Einführung vor.


Hintergrund

Die Sparkassen-Finanzportal GmbH

Die Sparkassen-Finanzportal GmbH, eine Tochtergesellschaft des Deutschen Sparkassenverlags (DSV), ist mit rund 160 Mitarbeitern an den Standorten Berlin und Düsseldorf der zentrale Internetdienstleister in der Sparkassen-Finanzgruppe. Sie betreibt unter anderem die Portale Sparkasse.de und Sparkassen-Immobilien.de und gestaltet den bundesweiten Rahmenauftritt der Sparkassen: die Internet-Filiale. Als Full-Service-Anbieter entwickelt sie für die Sparkassen-Finanzgruppe umfassende und innovative Lösungen zur Kundenansprache. Das Unternehmen ist damit Impulsgeber für das Digitalgeschäft und die crossmediale Kommunikation.


Die Herausforderung

Moderne Newsletter-Software sowie standardisierte und effiziente Arbeitsabläufe

Die Sparkassen-Finanzgruppe beabsichtigte, ihre bestehenden Services für die gezielte, personalisierte Kundenansprache via E-Mail-Newsletter zu optimieren. Die Mehrzahl der Institute im Verbund nutzte das Instrument für Privatpersonen und Firmenkunden; das Gesamtvolumen lag bei ca. zwei Millionen Mailings im Jahr.

Mit dem bis dato verwendeten, eigenentwickelten Newsletter-Management-System konnten jedoch die wachsenden Anforderungen nicht mehr erfüllt werden. Die Lösung war technisch veraltet und lieferte keine detaillierten Erkenntnisse über das Nutzerverhalten und die Nutzerinteressen. Damit waren nur bedingt Kampagnenoptimierungen möglich. Hinzu kamen große Herausforderungen mit Blick auf die zentrale Bereitstellung von Templates und Inhalten. So wurde der Newsletter-Content aufwendig von jeder Sparkasse selbst eingepflegt. Künftig sollten hierbei Synergien genutzt und ein breites Spektrum hochwertiger Inhalte zentral hinterlegt werden.

Ab dem Frühjahr 2013 wurden die Anbieter im Markt mit dem Ziel sondiert, das Altsystem komplett zum Jahresende 2013 abzuschalten.


Die Lösung

Globales Redaktionssystem stellt Inhalte zentral für bundesweit über 400 Sparkassen bereit

Im finalen Pitch setzte sich mailingwork durch. Ausschlaggebend für diese Entscheidung war das von mailingwork entwickelte Globale Redaktionssystem (GRS). Es gestattet allen lokal tätigen Instituten und einer beliebigen Anzahl von Redakteuren den bequemen Zugriff auf zentral abgelegte einzelne Newsletter-Bausteine bis hin zur Komplettübernahme von Mailings. Beim E-Mail-Versand an Endkunden werden die jeweiligen Institutsangaben – dazu zählen Logo, Kontaktdaten oder Impressum – automatisch in die Vorlage integriert.

Darüber hinaus punktete mailingwork mit einem umfangreichen Schulungspaket. Auch die Einbindung von etwa An- und Abmeldeformularen für Newsletter in die Internetauftritte der Sparkassen gefiel.

„Von mailingwork hat uns am deutlichsten die Mandantenlösung überzeugt, die so von keinem weiteren Anbieter zur Verfügung gestellt wird und perfekt zu den Vorgaben der Finanzgruppe passt”, fasst Christoph Niemöller zusammen. Der Projektleiter bei der Sparkassen-Finanzportal GmbH erläutert: „Das einfache Bereitstellen von Content, Templates und kompletten Mailings konnte von keinem anderen Anbieter so dargestellt werden. Zusätzliche ausschlaggebende Kriterien waren die leichte Handhabung des Systems, ein vollständiges Kampagnen-Tool im Baukastenformat und obendrein das Umfragemodul. Alles in allem eine eindrucksvolle Gesamtlösung zu einem tollen Preis.”


Die Umsetzung im Detail

Der Zeitplan
Nach einer dreimonatigen Sondierungszeit wurde der Vertrag mit mailingwork im Juni 2013 geschlossen und ein Kick-off Meeting durchgeführt. mailingwork setzte in den folgenden drei Monaten das Mandantensystem auf. Zudem wurden zwei Newsletter-Templates sowie ein Kampagnen-Template zur Befüllung mit dynamischen Inhalten konzipiert und gestaltet. Die Pilotierung in fünf Sparkassen lieferte weitere Impulse für die Feinjustierung; parallel dazu fanden bereits erste Anwenderschulungen statt. Seit dem 1. Januar 2014 steht die E-Mail-Marketing Lösung unter dem Whitelabel EMMA allen Sparkassen zur Verfügung.

Probleme und Highlights
Eine große Herausforderung war es, die zentrale Bereitsstellung von Content mit der dezentralen Struktur der Sparkassen-Finanzgruppe zu harmonisieren. Das ist gut gelungen. Auf Wunsch des Sparkassen-Finanzportals wurden neue Software-Funktionen realisiert: Zum einen generieren sich Landingpages automatisch aus dem Newsletter heraus. Zum anderen erhalten einzelne angeschlossene Institute eine individuelle Versanddomain.

Zertifikat für IT- und Datensicherheit
Vor dem Rollout wurde mailingwork im Dezember 2013 einer Prüfung durch den Fachausschuss OPDV (Ordnungsmäßigkeit und Prüfung der Datenverarbeitung) unterzogen. Dieser erarbeitet Stellungnahmen und Leitfäden für die Nutzung von IT-Anwendungen innerhalb der Sparkassenorganisation. Das ausgestellte Zertifikat bestätigt die hohe Sicherheit der Versandsoftware. Sie entspricht den Qualitätsanforderungen von Finanzinstituten im Bereich der IT- und Datensicherheit.


Die Vorteile

EMMA steigert Akzeptanz und Potential von E-Mail-Marketing deutlich

Die technische Eigenentwicklung wurde durch eine ausgereiftere Lösung für zeitgemäßes E-Mail-Marketing ersetzt. Heute nutzt bereits die Hälfte aller Sparkassen EMMA; die Zahl der Aussendungen wurde deutlich erhöht.

„Ohne EMMA könnten viele Sparkassen kein professionelles E-Mail-Marketing betreiben”, erläutert Christoph Niemöller. „Dank der Möglichkeit, den Sparkassen Bilder, Texte und ganze Mailings zentral anzubieten – die diese vor Ort passgenau individualisieren und aussenden -, ist E-Mail-Marketing für viele erst zu einem effizienten Instrument der Kundenansprache geworden.”

Die Einführung von EMMA zeigt enorme positive Auswirkungen auf die Kundenzufriedenheit. Denn Kunden können gezielt, also abgestimmt auf ihren Lebenszyklus und ihre Interessen, angesprochen werden – beispielsweise über Trigger-Mailings. Doch nicht nur Kunden, sondern auch Verantwortliche und Mitarbeiter sind mit EMMA glücklich. Niemöller weiß: „Vereinzelt gab es kleinere Verständnisschwierigkeiten und wenig Know-how. Vor allem kleinere Institute mussten erst an das Thema herangeführt werden. Hier waren der Support durch mailingwork und das einfache Handling der Software eine große Stütze. Inzwischen sind die Ansprechpartner durchweg zufrieden mit EMMA.”

In naher Zukunft ist geplant, den Rollout der E-Mail-Marketing Software auf weitere Verbundunternehmen der Finanzgruppe auszuweiten und bessere Schnittstellen zum Kampagnenmanagement der Häuser zu schaffen.