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Diese Anforderungen sind beim Erstellen eines Newsletter Impressums zu beachten

Was muss bei der Erstellung eines Impressums beachtet werden.
Stefan Mies | 07.12.2011

Beim Versand kommerzieller Newsletter gilt es einige gesetzliche Vorgaben zu beachten, um Rechtssicherheit zu gewährleisten. Ein Pflichtbestandteil eines jeden Newsletters ist das Impressum. Es dient dazu, dem Empfänger eindeutig erkennbar zu machen, wer der Absender einer E-Mail ist. Doch bei Erstellung eines Impressums müssen rechtliche Mindestangaben beachtet werden.

Es ist zu unterscheiden, ob es sich beim Absender der E-Mail um eine natürliche oder eine juristische Person handelt. Bei einer natürlichen Person muss der ausgeschriebene Name angegeben sein, bei einer juristischen Person die Firma inkl. Rechtsform sowie der Name des Vertretungsberechtigten (bei Gesamtvertretung die Namen so vieler Vertreter, wie für die Vertretung erforderlich).

Die Anschrift muss mindestens Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort des Absenders enthalten. Die Angabe eines Postfachs ist nicht ausreichend. Falls der Versender ein Unternehmen mit mehreren Niederlassungen ist, muss die Anschrift der Niederlassung, die den Betrieb organisiert, angegeben werden – im Zweifel ist dies die Hauptniederlassung.

Zur Kontaktaufnahme wird eine E-Mail Adresse und eine Telefonnummer benötigt. Die Angabe einer Faxnummer ist dahingegen freiwillig.

Wenn der Absender in ein Register eingetragen ist (das Handelsregister, Vereinsregister, Partnerschaftsregister oder Genossenschaftsregister), muss das konkrete Register mit seiner Registernummer angegeben sein. Bei Diensten, die behördlicher Zulassung bedürfen, sind Angaben zur zuständigen Aufsichtsbehörde zu machen.

Bestimmte Berufsgruppen müssen zusätzliche berufsspezifische Informationen angeben. Bei Rechtsanwälten ist dies beispielsweise die Kammer, welcher der Absender angehört, die gesetzliche Berufsbezeichnung und den Staat, in dem die Berufsbezeichnung verliehen worden ist, sowie die Bezeichnung der berufsrechtlichen Regelungen und Informationen dazu, wie diese zugänglich sind.

Soweit vorhanden, sind Umsatzsteueridentifikationsnummer nach § 27a des Umsatzsteuergesetzes oder die Wirtschafts-Identifikationsnummer nach §139c der Abgabenordnung anzugeben.

Bei Aktiengesellschaften, Kommanditgesellschaften auf Aktien und Gesellschaften mit beschränkter Haftung, die sich in Abwicklung oder Liquidation befinden, muss eine Angabe hierüber gemacht werden.

Nicht nur für den Inhalt eines Impressums existieren rechtliche Vorgaben, sondern auch für seine Einbindung in den Newsletter. Generell muss gewährleistet sein, dass das Impressum für den Empfänger leicht auffindbar ist. Das Impressum sollte daher innerhalb der E-Mail platziert und nicht hinter einem Link oder in anderen Texten – wie AGBs – versteckt werden. Ebenso sollte es in einer gut lesbaren Schriftgröße und Farbe verfasst sein. Da viele Empfänger Bildelemente in E-Mails blockieren, muss das Impressum in Textform vorliegen.

Zur Auffindbarkeit gehört auch, dass das Impressum als solches unmissverständlich zu identifizieren ist. Daher muss es mit einer eindeutigen Bezeichnung „Impressum“ oder „Kontakt“ versehen werden.

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