Mehr Erfolg bei der Eventplanung durch automatisiertes Einladungsmanagement
Wie viele Teilnehmer werden denn nun tatsächlich kommen? Werden die Gäste in Begleitung kommen? Wie viele Hotelzimmer müssen gebucht werden und wie kostspielig wird das gesamte Event?
Alles hängt von den Teilnehmern ab. Leider scheitern genau hier, am Startschuss jeden erfolgreichen Events, dem Einladungsmanagement, schon die meisten Agenturen und Planer. Die Frage nach dem richtigen Versandzeitpunkt der Einladungen ist nicht leicht zu beantworten. Sie soll rechtzeitig ankommen, damit sich die Gäste den Termin vormerken können. Zu früh ist allerdings auch nicht gut, denn dann gerät der Termin oft schon wieder in Vergessenheit und der Gast sagt kurzfristig ab oder eben gar nicht.
Als Antwort auf all diese Fragen liefert die promio.net GmbH ein durchdachtes aber simples und somit hoch effizientes Einladungsmanagement.
Damit die hochwertige und aufwändig produzierte Printvariante der Einladung richtig in Szene gesetzt wird und die Wirkung nicht verpufft, geht dieser ein automatisierter Einladungs-Prozess per E-Mail voraus.
Dabei wird frühzeitig ein digitales Einladungsschreiben verschickt. Alle wichtigen Informationen werden in ein kreatives Layout verpackt und an alle Gäste versendet. Dem Design sind hierbei keine Grenzen gesetzt. Über einen, in der E-Mail enthaltenen Link gelangen die Gäste auf ein Einladungsformular. Hier können sie während des gesamten Zeitraumes bis zur Veranstaltung ihren Status bequem verwalten.
Per Klick können die Gäste zu- oder absagen, angeben, ob sie mit oder ohne Partner kommen, ein Hotelzimmer benötigen oder weitere Wüsche haben. In regelmäßigen, selbst wählbaren Abständen wird mit einem Save-the-date-Reminder an das Ausfüllen des Formulars und gleichzeitig an die Veranstaltung erinnert.
Zum gegeben Zeitpunkt, etwa 4 Wochen vor der Veranstaltung, wird dann die Printvariante per Post versendet. Dieser Einladung wird durch höheres Involvement wesentlich mehr Bedeutung beigemessen. Wenige Tage vor dem Event kann dann erneut ein E-Mailing versendet werden indem noch einmal alle Informationen, wie Anfahrt, Zeitpunkt und aktuelle Programmänderungen oder Zimmerreservierungen auf einem Blick zu sehen sind.
Diese Art des Einladungsmanagements ermöglicht höchste Flexibilität bei der Eventplanung und eine frühzeitige Gewinnung von Erkenntnissen über die Anzahl der Teilnehmer und organisatorische Erfordernisse. Das schafft eine enorme Planungssicherheit und Effizienz in der Eventgestaltung.