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Der richtige Zeitpunkt für Ihren E-Mail-Versand

Der Zeitpunkt, zu dem Newsletter und E-Mail-Kampagnen verschickt werden, spielt eine entscheidende Rolle für ihren Erfolg.
Juliane Heise | 05.02.2018
© Pixabay / geralt
 

Untersuchungen zeigen, dass die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre E-Mail vom Empfänger geöffnet wird, sinkt, je länger die Nachricht sich im Posteingang befindet. Der Zeitpunkt, an dem Sie Ihre erstellten Newsletter und E-Mail-Kampagnen verschicken, spielt damit eine entscheidende Rolle für den Erfolg Ihrer E-Mail Marketing-Maßnahmen. Letztendlich helfen ein ansprechendes Layout und relevante individualisierte Inhalte nichts, wenn Ihre E-Mails nicht geöffnet werden.

Gleich vorab: den einen optimalen Versandzeitpunkt gibt es nicht. An welchem Tag und zu welcher Uhrzeit Ihre E-Mails am wahrscheinlichsten geöffnet und gelesen werden, hängt zum einen von Ihrer Zielgruppe ab, zum anderen aber auch von Ihrer Branche und der Art von E-Mail, die Sie versenden. Pauschale Aussagen lassen sich daher nicht treffen, es gibt aber dennoch Faustregeln und Tipps, mit denen Sie sich dem für Sie optimalen Zeitpunkt nähern können.

Unterschiedliche Voraussetzungen für verschiedene Zielgruppen


Möchten Sie den optimalen Zeitpunkt für Ihren E-Mail-Versand bestimmen, fragen Sie sich zunächst: Was ist Ihre Zielgruppe? Sprechen Sie eher Berufstätige an, Hausfrauen, Studenten oder Senioren? Abhängig von den Daten, die Sie zusammen mit den E-Mail-Adressen erhoben haben, sind Ihnen das Alter, das Geschlecht und vielleicht sogar der berufliche Status Ihrer Zielgruppe bekannt. Falls nicht, versuchen Sie sich in Ihre Zielgruppe hineinzuversetzen: wann ist es wahrscheinlich, dass diese am Computer, Laptop, Tablet oder Smartphone E-Mails lesen?
Zu welcher Zeit tätigen Ihre Kunden die meisten Einkäufe? Wann verzeichnet Ihre Website oder Ihr Online-Shop die meisten Besucher? Auch diese Daten geben Ihnen wertvolle Hinweise auf die Gewohnheiten Ihrer Zielgruppe.

Transaktionale und Marketing-E-Mails


Man unterscheidet zwischen zwei verschiedenen Arten von Werbe-E-Mails: transaktionale E-Mails und Marketing-E-Mails.

Transaktionale E-Mails, auch Autoresponder oder Serienmails genannt, werden verschickt, wenn ein Benutzer eine bestimmte Aktion ausführt. Der Versand der E-Mail ist also davon abhängig, dass beispielsweise ein Kunde einen Kauf getätigt hat, sich zu Ihrem Newsletter angemeldet oder Produkte in den Warenkorb gelegt und den Kauf dann nicht abgeschlossen hat.
Diese Art von E-Mail erwarten Kunden zeitnah, besonders wenn es sich um Bestätigungen für den Kauf, eine Buchung oder den Versand handelt. Auch die E-Mail-Bestätigung für die Newsletter-Anmeldung, in der der Empfänger bestätigen muss, sich in die Liste einzutragen, sollte ohne große zeitliche Verzögerung verschickt werden. Hier gibt es also nicht den perfekten Zeitpunkt außer direkt nach der Aktion.

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Marketing-E-Mails dagegen werden regelmäßig als Newsletter oder einmalig zu bestimmten Aktionen oder Anlässen (Sommerschlussverkauf, besondere Angebote, neue Produkte, Kundenbefragungen usw.) verschickt. Da diese E-Mails von den meisten Empfängern nicht erwartet werden, ist es von großer Bedeutung, wann diese im Posteingang eintreffen.

Der Unterschied zwischen B2B- und B2C-E-Mails


Bei der Analyse Ihrer Zielgruppe ist entscheidend, welche Art von Kunden Ihr Unternehmen bzw. Ihre Mark anspricht. Es bestehen grundlegende Unterschiede zwischen den Gewohnheiten von Privatpersonen und Geschäftskunden, die Sie berücksichtigen sollten.

Im B2B-Bereich sollten Sie Ihre E-Mails zu regulären Geschäftszeiten versenden und möglichst Stoßzeiten vermeiden. Montag morgens finden sich im Allgemeinen viele E-Mails im geschäftlichen Posteingang von Angestellten. Hier ist die Gefahr groß, dass Ihre E-Mail in der Flut an Nachrichten untergeht und im montagmorgendlichen Posteingang-Aufräumen ungelesen gelöscht wird.
Das Wochenende oder der Montag vormittag sind damit keine optimalen Versandzeitpunkte. Auch der Freitag nachmittag kann problematisch sein, denn möglicherweise ist ein Teil Ihrer Empfänger bereits im Wochenende. Bedenken Sie auch mögliche Zeitverschiebungen, abhängig vom Standort der Empfänger.

Welche Tageszeit eignet sich besonders für den Versand von B2B-E-Mails? Hier gibt es verschiedene Wege zum Erfolg – die Sie natürlich durch eigene Tests überprüfen sollten. Einerseits werden E-Mails häufig vormittags gelesen und bearbeitet, andererseits bleibt möglicherweise nachmittags mehr Zeit zum Lesen, wenn die wichtigsten Aufgaben des Tages bereits erledigt sind. Wie es sich bei Ihrer Zielgruppe verhält, kann nur ein eigener Test zeigen.

B2C-Kampagnen sollten Sie eher außerhalb der regulären Arbeitszeiten versenden – doch auch dies ist abhängig von Ihrer Zielgruppe. Eine Hausfrau hat beispielsweise andere Online-Gewohnheiten als der Büroangestellte oder die Studentin. Versenden Sie Ihre E-Mail recht früh am morgen, wird diese vielleicht auf dem Weg zur Arbeit am Smartphone gelesen (sofern sie auf mobilen Endgeräten gut lesbar ist). Auch abends im Feierabend werden E-Mails gern gelesen.

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Das Wochenende bietet sich ebenfalls an. Besonders am Sonntag ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass Ihre Angebote mit Interesse gelesen werden und Ihre Empfänger vielleicht sogar klicken und kaufen. Rabattangebote, neue Produkte oder Empfehlungen können hier zu größerem Erfolg führen als an anderen Wochentagen.

Während sich also grundsätzlich alle Tage zum Testen eignen, sollten Sie auch die Ferien, Feiertage und das Wetter bedenken. Bei sonnigem Wetter werden viele Empfänger unterwegs sein und sich weniger mit ihren E-Mails beschäftigen. Das Gleiche kann für die Ferienzeit gelten, wenn viele Empfänger verreist sind.

Durch A/B-Tests zum besten Versandzeitpunkt


Wie Sie sehen, können nur eigene Tests Sicherheit über die Gewohnheiten Ihrer Zielgruppe bringen. Nachdem Sie durch Traffic und Conversions auf Ihrer Website oder im Shop die aktivste Zeit Ihrer Besucher und Kunden ermittelt haben, empfiehlt es sich, die erfolgreichsten Versandzeiten durch A/B Tests einzugrenzen und zu ermitteln. Senden Sie die selbe E-Mail zu verschiedenen Zeiten an unterschiedliche Teile Ihrer Liste und vergleichen Sie die Werte miteinander. Ermitteln Sie zunächst den erfolgreichsten Tag und grenzen Sie anschließend die Uhrzeit ein.

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Übrigens muss der Zeitpunkt mit den höchsten Öffnungsraten nicht auch automatisch die meisten Klicks und Conversions bringen. Beispielsweise können E-Mails am Smartphone gelesen werden, Kunden kaufen aber möglicherweise häufiger am Laptop. Welche Wochentage und Uhrzeiten Ihnen die meisten Klicks und Käufe bescheren, können Sie daher nur durch umfangreiche Tests genau ermitteln.