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So geht erfolgreiches Teamwork im E-Mail Marketing

Der Blick auf die unterschiedlichen Akteure im Team verdeutlicht die Prozesse und zeigt damit Optimierungspotenziale auf.
Juliane Heise | 01.04.2019
© Pixabay / Rawpixel
 
E-Mail Marketing ist eine komplexe Aufgabe, an deren Erfolg im Allgemeinen ein ganzes Team beteiligt ist. Von der ersten Idee über den Entwurf und die Texterstellung bis hin zum Klick auf „Versenden“ und der nachträglichen Auswertung durchläuft eine E-Mail-Kampagne die verschiedensten Arbeitsschritte.

Werfen Sie einen Blick auf die Prozesse in Ihrem Unternehmen: Welche Personen sind beteiligt und wie sind die Aufgaben verteilt? In diesem Artikel werden die wichtigsten Positionen und ihre Bedeutung beschrieben. Vielleicht lässt sich auch in Ihrem E-Mail-Marketing-Team noch etwas optimieren?

E-Mail Marketing ist eine Teamaufgabe


Durchschnittlich 11 Personen sind nach einer Studie von Mailjet an der Erstellung einer E-Mail beteiligt. In über zwei Drittel der befragten Unternehmen ist der Geschäftsführer involviert, weitere Personen sind der Head of Marketing, andere Marketers, Designer, Redakteure und Entwickler sowie Praktikanten und weitere Teammitglieder.

Bei einem so großen Team ist es wichtig, genau zu definieren, welche Personen konkret beteiligt sind, was ihre jeweiligen Fähigkeiten sein müssen und was ihre Aufgaben an welchen Stellen im Prozess sind.

Nur wenn die Prozesse festgelegt wurden und allen Beteiligten bekannt sind, können Sie effektives und erfolgreiches E-Mail Marketing betreiben. So stellen Sie sicher, dass jeder einen konkreten Zuständigkeitsbereich hat und weiß, was wann zu tun ist und wer wann worüber informiert werden muss.

Die wichtigsten Positionen im E-Mail Marketing Team


Unsere Liste an Personen und Aufgaben ist nicht vollständig, gibt Ihnen jedoch einen Überblick über die wichtigsten Rollen und Fähigkeiten, die Sie in Ihrem Team für erfolgreiches E-Mail Marketing benötigen.

E-Mail-Strategie und Überblick
Haben Sie jemanden in Ihrem Team, der den Überblick behält? Wie alle Online-Marketing-Maßnahmen sollten Sie auch für das E-Mail Marketing eine Strategie haben und Fragen klären wie beispielsweise:
• Mit welchem Ziel versenden Sie Ihre E-Mail-Kampagnen? Was möchten Sie zum Beispiel mit Ihrem Newsletter erreichen (Neukundenakquise, Umsatzsteigerung, Kundenbindung usw.)?
• Wie fügt sich das E-Mail Marketing in Ihre Gesamtziele als Unternehmen ein?
• Welchen Stellenwert besitzt die E-Mail?

Auch mit Detailfragen beschäftigt sich der E-Mail-Stratege. Etwa mit der Frage, welche Kampagnen wie häufig versendet werden sollen, oder wie Segmentierung und Personalisierung eingesetzt werden. Letztendlich geht es darum, Ihre E-Mail-Kampagnen beständig voranzubringen und die Erreichung Ihrer Ziele im Blick zu behalten. Auch um die Verteilung der Verantwortlichkeiten und die Sicherstellung eines effektiven Workflows mit Hilfe geeigneter Prozesse und Tools sollte sich der E-Mail-Stratege kümmern.

E-Mail Design
Ein Layout, das auf allen Endgeräten und in allen E-Mail-Programmen optimal angezeigt wird und sich nahtlos in das Corporate Design Ihres Unternehmens einfügt, gehört zu den wichtigsten Faktoren für erfolgreiches E-Mail Marketing. Schließlich können Empfänger nur Links anklicken und konvertieren, wenn sie Ihre E-Mails lesen und die entsprechenden Links und Buttons finden. Auch für den Aufbau von Vertrauen spielt das Design eine entscheidende Rolle.

Entsprechend wichtig ist der E-Mail-Designer in Ihrem Team. Es stehen zwar bei unterschiedlichen Anbietern eine große Auswahl an vorgefertigten Templates für Ihre Newsletter und anderen E-Mails zur Verfügung, für ein optimales Ergebnis sollten Sie diese jedoch immer an Ihr Unternehmensdesign anpassen. Der Designer stellt damit sicher, dass ...
• ... die Botschaft, die der Stratege erarbeitet hat, optimal im Layout umgesetzt wird;
• ... jede E-Mail zum Corporate Design passen und die Werte Ihrer Marke transportiert;
• ... alle Vorlagen dafür geeignet sind, Medien und verschiedene Arten und Längen von Text einzufügen und Variablen für die Personalisierung und Segmentierung beinhalten.

Tools wie Drag-and-Drop-Editoren vereinfachen zwar die Designarbeit, ersetzen jedoch nicht den professionellen Blick auf Templates und gestalterische Umsetzung der Zielvorgaben.

Contenterstellung
Die Texterstellung für E-Mail-Kampagnen ist häufig nicht die Aufgabe eines einzelnen Mitarbeiters. Je nach Inhalt der E-Mail und der verschiedenen Bestandteile müssen beispielsweise eine Anrede und ein Einleitungstext, ein Werbetext für die neuesten Produkte oder Dienstleistungen, eine Veranstaltungseinladung und ein Call-to-Action verfasst werden. Im Kern gilt es, relevante interessante Inhalte zu schaffen, die von Empfängern gelesen werden und Interaktion erzeugen.

Wichtig ist eine einheitliche, zu Ihrem Unternehmen passende Ansprache. Darum sollte die Gesamtverantwortung bei einer Person im Team liegen. Arbeiten mehrere Personen im Team gemeinsam an den Inhalten einer E-Mail, muss gewährleistet sein, dass es feste Zuständigkeiten gibt und keine Inhalte von anderen Personen überschrieben werden.

Technik: Templates und Dateneinbindung
Der Entwickler im Team stellt sicher, dass die technischen Voraussetzungen dafür gegeben sind, E-Mails auf allen Geräten korrekt angezeigt werden und die Anforderungen an die Personalisierung und Segmentierung mit den vorhandenen Variablen umsetzbar sind. Zu diesem Zweck arbeitet der E-Mail-Entwickler meistens eng mit dem Designer an der Optimierung der Templates.

Abhängig von den verwendeten Tools und Systemen gibt es eine Vielzahl an Anbindungen an Ihren E-Mail Service Provider, beispielsweise Ihr CRM oder Ihre E-Commerce-Plattform. Der Technikverantwortliche stellt sicher, dass alle relevanten Daten von technischer Seite korrekt eingebunden werden.

Performanceüberwachung und -optimierung
Um die Performance kümmert sich gemeinsam mit dem Strategen meist ein Data Engineer. Dieser beantwortet Fragen wie beispielsweise:
• Wie können zukünftige Kampagnen besser optimiert werden? Beispielsweise durch die Optimierung der Versandzeit oder des Versandtages oder der Betreffzeile.
• Wie können bestehende Kampagnen weiter personalisiert werden?

Leere Datenfelder oder nicht funktionierende Variablen sollten mit einem Data Engineer im E-Mail-Marketing-Team nicht vorkommen.

E-Mail Marketing in KMUs und Enterprises


Die wichtigsten Aufgaben im erfolgreichen E-Mail Marketing sind weitgehend gleichbleibend und hängen vor allem von der Leistungsfähigkeit der verwendeten Tools ab. Dennoch kann sich die Aufgabenverteilung im Team abhängig von den vorhandenen Ressourcen und der Unternehmensgröße voneinander unterscheiden. Die wichtigsten Unterschiede im Überblick.

Kleine und mittelständische Unternehmen
Auch kleine Unternehmen können effektiv Marketing- und Transaktions-E-Mails verschicken, die benötigten Experten finden sich jedoch häufig nicht inhouse, sondern müssen von außen dazu geholt werden.

Manchmal übernehmen auch einzelne Personen mehrere Aufgaben, beispielsweise ist der Entwickler auch für die Einbindung der passenden Daten und deren Optimierung und Auswertung verantwortlich, wenn es keinen separaten Data Engineer gibt. Der Abteilungsleiter kann je nach Qualifikation auch die Rolle des Strategen übernehmen, oder der Inhouse-Marketing-Verantwortliche ist so bewandert im Kanal E-Mail Marketing und kann gleichzeitig sehr gut schreiben, sodass er sowohl das Thema Strategie als auch die Erstellung der Inhalte übernimmt.

Stehen keine qualifizierten Mitarbeiter im Unternehmen zur Verfügung, ist Outsourcing eine gute Lösung. Kleinere und mittelständische Unternehmen suchen sich oft Hilfe durch Agenturen oder spezialisierte Freelancer. Auch wenn die Umsetzung oder Teile des Prozesses von außen abgedeckt werden, ist es dennoch hilfreich, wenn im Unternehmen selbst jemand den Überblick behält und die Maßnahmen koordinieren und mit den Unternehmenszielen abgleichen kann.

Enterprise
Größere Unternehmen verfügen im Allgemeinen über eine Inhouse-Marketingabteilung sowie eigene Programmierer und Designer. In diesem Fall ist die Frage weniger, ob genügend Personal zur Verfügung steht, um alle Rollen abzudecken, sondern eher, ob alle benötigten Kompetenzen vorhanden und die Aufgaben optimal verteilt sind. Es sind eher die Prozesse und Verantwortlichkeiten, die einer klaren Definition bedürfen.

Der Überblick in diesem Artikel hilft dabei, zu verifizieren, dass Ihr E-Mail-Marketing-Team bestmöglich aufgestellt ist, oder mögliche Schwachstellen aufzudecken.

Fazit: Jedes Unternehmen hat seine eigenen Anforderungen


Die oben beschriebenen Aufgaben und Teammitglieder sind nur eine allgemeine Empfehlung, die auf viele Unternehmen zutrifft. Letztendlich ist jedoch jedes Team einzigartig, denn jedes Unternehmen stellt unterschiedliche Anforderungen an seine E-Mail-Marketing-Prozesse.

Dieser Artikel versteht sich daher als Anregung, Ihre eigene Aufgabenverteilung zu prüfen: Fehlen wichtige Experten oder Schritte? Wo könnte der Prozess beschleunigt werden? Haben Sie die notwendigen Tools zur Verfügung, um effektiv arbeiten zu können? Ist Hilfe von externen Experten erforderlich oder können Sie alle Aufgaben professionell innerhalb des Unternehmens umsetzen?