E-Mail-Marketing ohne Template-Chaos

„Mein Name ist Thomas (Name von der Redaktion geändert). Ich bin Marketingleiter einer großen Franchisekette im Fitnessbereich mit mehr als 170 Studios in ganz Deutschland.

Unser Ziel ist es, über 100.000 Kundinnen und Kunden regelmäßig mit Informationen und Neuigkeiten rund um unsere Studios und die Welt des Fitnesssports zu versorgen. In der Praxis ist das jedoch mit enormem Aufwand verbunden: Für jedes einzelne Studio benötigen wir ein eigenes E-Mail-Template – mit individuellen rechtlichen Angaben, eigener Adresse und teilweise sogar eigenen Social-Media-Informationen.

Die Erstellung, Verwaltung und Pflege dieser Templates sowie die kontinuierliche Content-Pflege für über 170 Studios ist für mein sechsköpfiges Marketingteam nahezu unmöglich. Zwar erhalten wir viel wertvolles Feedback von unseren Kundinnen und Kunden, doch aufgrund des hohen Aufwands findet eine regelmäßige Kommunikation aktuell kaum statt.“

Kommt Ihnen dieses oder ein ähnliches Szenario bekannt vor?
Ob Franchisegeber mit zahlreichen selbstständigen Franchisenehmern, Unternehmen mit vielen Niederlassungen oder Verbände, die beispielsweise eine Vielzahl kleiner Handwerksbetriebe vertreten – dezentrale Kommunikationsstrukturen stellen Marketingabteilungen vor besondere Herausforderungen.

Jede Niederlassung, jedes Studio, jedes Mitglied möchte möglichst individuell mit seinen Kundinnen und Kunden kommunizieren. Die Folge sind hochkomplexe Strukturen: Für jede Einheit müssen eigene Kommunikationsmittel bereitgestellt, gepflegt und rechtssicher betrieben werden.

Rechtliche Anforderungen als zusätzlicher Komplexitätstreiber

Im Beispiel von Thomas bedeutet dies, dass für jedes Studio ein eigenes E-Mail-Template erforderlich ist. Hintergrund sind gesetzlich vorgeschriebene Pflichtangaben in geschäftlichen E-Mails, häufig als Impressumspflicht bezeichnet.

Je nach Rechtsform müssen unter anderem folgende Angaben enthalten sein:

Pflichtangaben nach Rechtsform (Beispiele):

• Für alle Unternehmen (Grundangaben):
• Vollständiger Unternehmensname (laut Handelsregister)
• Rechtsformzusatz (z. B. GmbH, OHG, e.K.)
• Ladungsfähige Anschrift (Sitz oder Niederlassung)
• Registergericht und Handelsregisternummer
  
  
• Zusätzlich für Kapitalgesellschaften (z. B. GmbH):
• Vollständige Namen aller Geschäftsführer
• Vorsitzender des Aufsichtsrats (falls vorhanden)
  
  
• Für Einzelunternehmen:
• Wie oben, inklusive Rechtsformzusatz wie „e.K.“ oder „e.Kfm.“
  
  

Diese Anforderungen ergeben sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) sowie dem Digitale-Dienste-Gesetz (DDG). Verstöße können Abmahnungen und Bußgelder nach sich ziehen – ein Risiko, das insbesondere bei dezentralen Strukturen schnell unterschätzt wird.

Wenn Technologie zum Bremsklotz wird

Moderne E-Mail-Marketing-Tools sind leistungsstark: Automatisierung, Video-Integration oder personalisierte Inhalte gehören längst zum Standard. Doch beim Thema dezentrale Kommunikation stoßen viele Systeme an ihre Grenzen.

Individuelle Lösungen lassen sich oft nur mit erheblichem technischem und finanziellem Aufwand umsetzen. Diese sind in der Praxis nicht nur teuer, sondern auch unflexibel. Häufig führen sie sogar dazu, dass der eigentlich stärkste personalisierbare Kanal – die E-Mail – zum aufwendigsten und ineffizientesten Kommunikationsmittel wird.

Die Herausforderung: Komplexe Anforderungen in dezentralen Strukturen

Genau hier muss in Projekten angesetzt werden. Die entstehende Vielzahl von Templates ist für Marketing und Vertrieb nicht zu handeln, Aufwand und Nutzen stehen in keinem wirtschaftlichen Verhältnis.

Im Mittelpunkt steht dabei das Thema Vereinfachung.

Die Lösung: Ein Template statt vieler

Dazu wird ein zentrales Template definiert, im Hintergrund laufen KI getriebene Prozesse zur Erfassung und Ausspielung aller wichtigen und rechtlich notwendigen Informationen. Impressum, Social Media, Adressinformationen – alle Informationen werden zentral im Hintergrund gespeichert und über die E-Mail Software ausgespielt.

Dabei greift die E-Mail Software automatisiert auf die jeweiligen Daten zu, ohne die eigentliche Template-Erstellung zu beeinflussen. Das Ergebnis: maximale Flexibilität bei gleichzeitig vollständiger Rechtssicherheit.

Wer welche Informationen erhält wird durch die jeweilige Selektionen definiert, entweder in einem gemeinsamen Adresspool oder in separaten Adresspools, die entsprechend in der E-Mail Software definiert und entsprechend vorgehalten werden

Der E-Mail-Kanal bleibt damit personalisierbar, skalierbar und effizient – auch in hochgradig dezentralen Strukturen.

Das Ergebnis: Effizienz, Skalierbarkeit und Rechtssicherheit

Das Ergebnis für Thomas kann sich sehen lassen, er behält die Kontrolle über sein Corporate Design, stellt seinen Franchisenehmern eine E-Mail Engine zur Verfügung, die dennoch lokal nach seinen Vorgaben anpassbar ist reduziert die Aufwände seines Teams bei der E-Mail Erstellung um bis zu 90%

Somit ist auch die ROI Frage für das Thema E-Mail Marketing schnell beantwortet, denn die deutliche Kostenersparnis und die Personalisierung sorgen für maximale Skaleneffekte auf Kunden- genauso wie auf Unternehmensseite.